Haltuunottoprojekti mahdollistaa verkkopalvelun sujuvan siirron nykyiseltä toimittajalta meille. Tämä on tärkeää, kun verkkopalvelun ylläpito ja jatkokehitys halutaan siirtää uudelle palveluntarjoajalle. Syitä voivat olla esimerkiksi palvelun vikatilanteiden ratkaisemisen nopeuttaminen, tietoturvan varmistaminen sekä laadukkaan jatkokehittämisen parantaminen.
Olemme ottaneet itse toteuttamiemme verkkopalveluiden lisäksi ylläpitoon merkittävissä määrin myös muiden toteuttamia verkkopalveluita. Tällä hetkellä kuukausittaisen ylläpidon piiriin kuuluu yli 150 erilaista ja erikokoista verkkopalvelua. Pidämme huolta muun muassa useista Suomen suurimpien järjestöjen verkkopalveluista.
Verkkopalvelut, kuten myös haltuunottoprojektit, ovat yksilöllisiä, mutta käytännössä niihin liittyy aina hyvin pitkälti samat vaiheet. Näitä ovat muun muassa haltuunottoprojektin tarkentava määrittely ja palveluun tutustuminen, jonka jälkeen palvelun ylläpito siirretään meille Asiakkaan vanhalta kumppanilta. Siirron jälkeen ylläpidämme ja mahdollisesti jatkokehitämme verkkopalvelua.
Projektin tarkempi vaiheistussuunnitelma ja aikataulutus tehdään yhdessä Asiakkaan kanssa projektin aloituksen yhteydessä.
Projektin lähtötietojen, vaativuuden ja laajuuden perusteella käymme läpi sekä toimeksiannon että verkkopalvelun yksityiskohdat. Tarkentava suunnittelu ja määrittely sisältää:
Aloitamme projektit yleensä yhteisellä aloituspalaverilla. Tarkoituksena on selvittää ja dokumentoida mitä ollaan tekemässä, miksi ja miten. Kun tämä työvaihe on tehty huolellisesti, varsinainen haltuunottoprojekti etenee sujuvasti. Hyvä suunnitelma on edellytys onnistuneelle toteutukselle.
Aloituspalaverin agenda on pääpiirteittäin:
Tarvitsemme pääsyn/käyttöoikeudet niihin järjestelmiin, jotka tunnistamme määrittelyvaiheessa. Osaamme ohjeistaa, mitä oikeuksia tarvitsemme, mutta emme pysty tekemään itsellemme käyttäjäoikeuksia. Sen sijaan ne täytyy tehdä nykyisten oikeuksien hallinnoijien/ylläpitäjien toimesta.
Tarvittavia käyttöoikeuksia ovat tyypillisesti:
Haltuunottoa edesauttaa, mikäli sivustosta löytyy aikaisemman toimittajan laatima tekninen dokumentaatio. Dokumentaatio ei ole edellytys haltuunotolle. Oleellisempaa on järjestää siirtopalaveri verkkopalvelun toteuttaneen tahon kanssa, jossa tarvittavat ja haltuunottoa helpottavat asiat voidaan käydä yhdessä tehokkaasti läpi.
Siirtopalaveri pitää sisällään muun muassa sivuston toiminnan läpikäynnin, mahdollisesti tiedossa olevat haasteet, ohjelmistokoodin ylläpitokäytänteet sekä sen, että miten uusia ominaisuuksia on toteutettu ja julkaistu palveluun (julkaisuprosessi).
Tehokasta käsittelyä varten olemme luoneet selkeän listan tehtävistä nykytoimittajalle. Tämä toimitetaan hyvissä ajoin palveluntoteuttajalle. Näin varmistetaan, että kaikkiin tiedossa oleviin kysymyksiin saadaan vastaus ja vastuuhenkilö, mikäli asiaa täytyy siirtopalaverin jälkeen vielä tarkentaa.
Palaverin jälkeen meillä on lähtötiedot, joilla tekninen haltuunotto sujuu mahdollisimman helposti. Lopuksi tarkennamme aikataulun ylläpidon vastuun siirrosta meille.
Myöskään siirtopalaveri ei ole välttämätön haltuunoton kannalta, mutta palaverin tehtävälista tulee tässä tapauksessa käydä läpi Asiakkaan ja meidän toimesta.
Varsinainen haltuunotto aloitetaan teknisellä haltuunotolla siten, että verkkopalvelusta pystytetään paikallinen eli lokaali kehitysympäristö. Näin voidaan tutustua tarkemmin siihen, miten palvelu on rakennettu. Lokaali kehitysympäristö mahdollistaa palvelun perusteellisen tutkimisen ilman tuotantojärjestelmän toiminnalle aiheutuvia riskejä.
Vaiheen aikana suoritamme kattavan tarkistuksen palvelun eri toimintoihin ja ominaisuuksiin liittyen. Tässä hyödynnämme työvaihetta varten laadittua tehtävälistaa.
Listan asiat liittyvät pääasiassa tekniseen toteutukseen, julkaisuprosesseihin sekä koodien versiohallintaan. Samalla käydään läpi palveluiden kuvaukset tai mahdolliset tekniset dokumentaatiot.
Teknisen haltuunoton työvaiheessa tuodaan esiin palvelun toteutuksen mahdolliset poikkeavuudet, johon asiantuntijamme suosittelee kiinnitettävän huomiota. Lisäksi työvaiheessa tarkistetaan muun muassa palvelun tietoturvapäivitykset ja testataan, että palvelu toimii, kun sinne asennetaan viimeisimmät päivitykset.
Lisäksi vaiheeseen sisältyy palveluiden ’’siivous’’ niiltä osin, kuin se on tarpeellista. Tämä tarkoittaa tyypillisesti ylimääräisten teemojen, lisäosien ja käyttäjien poistamista käytöstä.
Verkkopalvelun tehokkaan ylläpidon ja jatkokehityksen kannalta on välttämätöntä, että käytössä on tuotantoversion lisäksi kehitys- eli testiversio sivustosta. Mikäli kehitysversiota ei aikaisemman kumppanin toimesta ole, se pystytetään haltuunottoprojektin yhteydessä. Tämän jälkeen varmistamme, että kehitysversio toimii verkkopalvelun testausympäristönä. Samalla suoritamme tehtävälistassa määriteltyjen toimintojen tarkistukset ja dokumentoimme kehitysversion käytön sekä sen eri toiminnot huolellisesti.
Verkkopalvelun ylläpidon ja jatkokehityksen siirron yhteydessä myös maksulliset lisenssit siirretään entiseltä palveluntarjoajalta joko meidän tai Asiakkaan laskutuksen alle.
Tuotantoversioon otetaan käyttöön varmuuskopiointi ja valvontapalvelut. Lisäksi muutosten julkaiseminen versionhallintajärjestelmän kautta kytketään päälle. Toimenpiteet ovat listattuna prosessin ”ylläpitoon siirto” -vaiheen tehtävälistaan, joka käydään läpi siirron yhteydessä. Samalla ylläpitoon liittyvät huomiot dokumentoidaan verkkopalvelun haltuunoton dokumentaatioon.
Tietyissä tapauksissa verkkopalvelun palvelinalusta on vaihdettava joko asiakkaan toiveesta, kustannussyistä tai syystä, että aiempi toimija on tarjonnut palvelimen. Vaihtamisen tarve kartoitetaan Asiakkaan kanssa ja palvelimen vaihdosta sovitaan aina yhdessä.
Palvelimen vaihto toteutetaan haltuunoton yhteydessä erillisenä työvaiheena ylläpitoon siirron jälkeen. Suosittelemme aina tapauskohtaisesti palvelimen ja ratkaisun johon verkkopalvelu tulisi siirtää. Tärkeintä on, että palvelimen ylläpitäjä vastaa muun muassa palvelimen toiminnasta ja tietoturvapäivityksistä, sekä tarvittavasta teknisestä tuesta.
Haltuunottoprojekti päätetään päätöspalaveriin, joka pidetään ensimmäisen kuukausipalaverin yhteydessä. Projektin päätöspalaverissa käydään läpi projektin vaiheet ja siinä ilmenneet huomiot, sekä kerrataan Huolenpitopalvelun sisältö ja toiminta.
Oleellinen osa onnistunutta haltuunottoprojektia on huolellisesti laadittu aikataulu. Toimittaja seuraa aikataulun toteutumista päivätasolla, mutta myös Asiakas voi halutessaan seurata projektin etenemistä.
Projektin aikana aikataulussa tai toteutuksessa ilmenevät mahdolliset muutokset käsitellään aina Asiakkaan kanssa erikseen, ja päivitetään käytössä oleviin dokumentteihin. Jaettujen dokumenttien lisäksi projektin valmiusastetta voidaan tarvittaessa seurata yhteisissä työpalavereissa. Projektin aikataulu suunnitellaan aina tarkemmin projektissa.
Jotta haltuunottoprojektin läpivienti ja sen aikainen kommunikointi olisi mahdollisimman vaivatonta, tulee projektin alussa määrittää selkeästi yhteiset viestintäkanavat ja käytänteet. Kun työkalut ovat tuttuja, linkit löytyvät samoista sovituista paikoista ja dokumentteihin sekä materiaaleihin on helppo palata ja viitata.
Projektin aikana koostettavat tehtävälistat ja dokumentaatiot voidaan tarvittaessa jakaa SharePointin kautta projektiin osallistuville toimihenkilöille.
Laskutuskäytänteiden selkeytys kuuluu haltuunottoprojektiin.
Laskutuksemme on selkeää ja läpinäkyvää, ja laskut sisältävät tiedon työajan käytöstä tekijä- ja tehtäväkohtaisesti. Tämä helpottaa asiakkaan sisäistä läpikäyntiä.
Toistuvien (kuukausittaisten) työpalaverien yhteydessä voidaan yhdessä käydä läpi edeltävän kuukauden tehdyt työt ja suunnitella tulevia mahdollisia kehitystarpeita.
Laskutuskäytänteistä sovitaan asiakkaan kanssa yhdessä. Yhtenä käytäntönä voi olla esimerkiksi, että maksimissaan 2 tunnin työtehtävät voidaan toteuttaa välittömästi työpyynnön tapahtuessa – muissa tapauksissa tehtävistä annetaan erillinen työmääräarvio ja ratkaisukuvaus.
Projektin aikana koostettavien dokumenttien hallintaan luomme heti projektin alussa jaetun SharePoint -kansion, johon kaikilla projektitiimin jäsenillä on pääsy.
Haltuunoton aikana sovitaan erikseen, mikäli erilliselle dokumentoinnille on tarvetta esimerkiksi integraatioiden osalta. Teemme aina sisäisen teknisen dokumentaation siirrosta, joka voidaan tarvittaessa jakaa myös asiakkaalle.
Ota yhteyttä ja kysy lisää Haltuunotoista ja Huolenpitopalvelustamme tai pyydä tarjous. Vastaamme viestiisi viimeistään seuraavana arkipäivänä.
Huolenpitotiimimme kasvaa ja kehittyy jatkuvasti asiakkaidemme tarpeiden mukaan. Tätä nykyä tiimissämme on 10 asiantuntijaa, jotka keskittyvät ainoastaan Huolenpito-asiakkaidemme verkkopalveluiden ylläpitoon ja jatkokehitykseen. Tiimimme koostuu seuraavista asiantuntijoista:
Huolenpidon sähköpostiosoitteen kautta tavoitat yhdellä kertaa koko tiimin. Näin voimme varmistaa, että asiasi etenee mahdollisimman nopeasti – aina verkkopalvelusi tarpeet parhaiten tuntevan asiantuntijan toimesta.
Toteutamme työksemme onnistuneita verkkopalveluita. Katso lisää esimerkkejä töistämme täältä.
Toteutamme työksemme onnistuneita verkkopalveluita. Intuitiivisesti käytettäviä, visuaalisesti näyttäviä ja teknisesti laadukkaita verkkosivustoja, verkkokauppoja ja verkkosovelluksia.
Työskentelemme erityisesti keskisuurten ja suurten yrityksien kanssa. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi Burger King, Fira, Huoneistokeskus, Itis, Lämpöykkönen, S-ryhmä ja Retta.
