Kansainvälinen Solidaarisuussäätiö etsi uutta kumppania verkkosivustonsa ylläpitoon ja kehittämiseen, ja me valikoiduimme tehtävään. Yhteistyömme on jatkunut haltuunoton jälkeen tiiviinä, keskittyen kampanjoiden tukemiseen, varainhankinnan kehittämiseen ja sivuston suorituskyvyn optimointiin.
Projekti lyhyesti
Naisten ja tyttöjen oikeuksia puolustava Kansainvälinen Solidaarisuussäätiö lähestyi meitä tilanteessa, jossa tarpeena oli löytää uusi kumppani, joka vastaisi sivun ylläpidon lisäksi myös sivuston jatkuvasta kehittämisestä.
Jo kilpailutusvaiheessa Solidaarisuudella oli tiedossa nykyisestä palvelusta kehityskohtia, joihin toivoi uuden kumppanin voivan tarttua. Uudeksi kumppaniksi valikoiduimme me, Into-Digital. Huolenpitotiimimme aloitti haltuunottoprojektin suunnittelun ja edistämisen heti sillä viikolla, kun yhteistyöstä sovittiin.
Haltuunottoprojektilla tarkoitamme toisen toimijan suunnitteleman, toteuttaman ja ylläpitämän verkkopalvelun siirtoa huolenpitotiimillemme. Projektin päätyttyä pidämme huolen verkkopalvelun tietoturvasta, toimintavarmuudesta sekä suunnitelmallisesta ja laadukkaasta jatkokehityksestä.
Miten toisen toimijan toteuttama verkkopalvelu otetaan haltuun?
Me Into-Digitalilla olemme tottuneet siihen, että tarve uuden verkkopalvelun haltuunotolle ja huolenpitomme piiriin siirtämiselle tulee asiakkaillemme usein yllättäen ja nopeallakin aikataululla. Solidaarisuuden kohdalla tarvetta uuden kumppanin löytämiselle vauhditti se, ettei aiemmalla kumppanilla ollut enää mahdollisuutta ylläpitää solidaarisuus.fi -verkkopalvelua.
Tehokkaan haltuunoton ja asiakkaalle kustannusystävällisen etenemisen varmistamiseksi aloitamme haltuunottoprojektin aina työpalaverilla verkkopalvelun nykyisen tai aiemman ylläpitäjän kanssa.
Vaikka asiakas toki tuntee verkkopalvelunsa yleensä hyvin, tapahtuu konepellin alla usein paljon sellaista, josta tietää parhaiten sivuston toiminnallisuuksia rakentanut, testannut ja päivittänyt kehittäjä.
Verkkopalveluita voidaankin rakentaa monella tapaa, ja se millaisiin teknisiin ratkaisuihin sivuston kehitysvaiheessa on päädytty ja miten ne on toteutettu, vaikuttaa myös verkkopalvelun ylläpitoon ja jatkokehitykseen koko sen elinkaaren ajan.
Näin ollen aiemmalta toimijalta saatu kuvaus mahdollisista verkkopalvelussa toistuneista ongelmista, niiden korjaustoimenpiteistä sekä siitä miksi joihinkin teknisiin ratkaisuihin kyseisen palvelun kohdalla on päädytty, on meille äärimmäisen arvokasta tietoa.
”Inton go-get-done-asenne, läpinäkyvyys ja proaktiivinen ote helpottivat siirtymistä –– siirron aikana minun ei tarvinnut stressata tai vaivata päätäni siirron etenemisellä tai onnistumisella.”
Teemu Hakoniemi, Solidaarisuuden viestinnän asiantuntija
Tietoa asiakkaasta
Kansainvälinen Solidaarisuussäätiö rakentaa maailmaa, jossa jokaisella naisella ja tytöllä on valta päättää kehostaan ja tulevaisuudestaan. Vuonna 1970 perustettu säätiö puhuu vaikeistakin asioista rohkeasti ja puolustaa heitä, joita ei muuten kuulla.
Tänä päivänä Solidaarisuus ehkäisee naisiin kohdistuvaa väkivaltaa Etiopiassa, Keniassa ja Somalimaassa ja on asiantuntija tyttöjen silpomisen vastaisessa työssä sekä naisten toimeentulon edistämisessä.
Millaisia haasteita haltuunoton aikana voi ilmetä?
Dokumentaation tärkeys korostuu
Ensimmäinen kriisi yhteisellä matkallamme Solidaarisuuden kanssa kohdattiin, kun haltuunoton alkuvaiheilla selvisi, ettei haltuunotettavasta verkkopalvelusta ole lainkaan aikaisempaa dokumentaatiota, eikä palvelun teknisiä ratkaisuja tuntevaa kehittäjää ole tavoitettavissa.
Haltuunoton tukena meillä oli vain pääsy WordPressiin ja palvelimelle, lähdekoodi, sekä asiakkaan omat tiedot verkkopalvelusta ja sen haasteista. Haasteellisista lähtökohdista huolimatta haltuunotto saatiin onnistuneesti maaliin – uhkakuvista huolimatta myöhemminkään ylläpidon ja jatkokehityksen aikana ei ole ilmennyt sellaisia haasteita, joita ei ilman aiempaa dokumentaatiota ja kehittäjää oltaisi saatu ratkottua.
”Oli selvää alusta alkaen, että hommassa saattaa tulla haasteita, mutta samalla itsellä oli koko ajan olo, että ne ongelmat myös ratkaistaan.”
Teemu Hakoniemi, Solidaarisuuden viestinnän asiantuntija
Mitä opimme tästä?
- Verkkopalvelun ylläpidon ja jatkokehityksen siirto uudelle kumppanille ilman teknistä dokumentaatiota tai tuntemusta ei ole mahdotonta (ainakaan jos uusi kumppani olemme me, Into-Digital)
- Teknisen dokumentaation puute on kuitenkin aina riski, joka saattaa tulla yrityksellesi kalliiksi jos joudut/haluat siirtää verkkopalvelusi ylläpidon ja jatkokehityksen uudelle kumppanille. Tästä syystä me Into-Digitalilla pyrimme huolehtimaan säännöllisestä dokumentoinnista niin projekteissa kuin jatkokehityksessäkin.
Missä yhteistyömme kulkee tänä päivänä?
Ennen yhteistyömme alkamista asiakas kertoi arvostavansa ennen kaikkea…
- Hyvää, läpinäkyvää ja kollegiaalista projektinhallintaa ja yhteistyötä
- Halukkuutta ja mahdollisuutta toimia niin pitkäjänteisen kuin spontaanin kampanjakehityksen parissa
- Osaamista Salesforce-integraatioista, maksupalveluvälittäjistä sekä muista sivuston tarpeista
- Osaamista varainhankinnallisista verkkopalveluista
- Taitoa sivuston nopeuden ja SEO:n optimoinnista.
Vuoden yhteistyön jälkeen, olemme vastanneet asiakkaan toiveisiin…
- Säännöllisillä kuukausipalavereilla, joissa kuulumisten vaihdon lisäksi on käyty läpi edellisen kuukauden työt ja suunniteltu seuraavaa
- Tukemalla asiakkaan tärkeitä kampanjoita (erityismaininta Silpomisen vastaiselle Heritage -kampanjalle) tuottamalla vanhalle sivustolle uusia elementtejä sisällön esittämisen tueksi
- Toteuttamalla lahjoituslomake-uudistuksen tiiviissä yhteistyössä asiakkaan Salesforce -kumppanin kanssa
- Antamalla kokemukseemme perustuen näkemyksiä ja tukea varainhankintaan liittyvien ominaisuuksien kehittämiseksi solidaarisuus.fi:ssä (esim. lahjoituslomakkeiden ostopolut, aineettomat lahjat -kaupan kehitys sekä varainhankintaa tukeva sisältörakenne)
- Toteuttamalla sivuston kokonaisvaltaisen kartoituksen, ja sen myötä ilmenneet toimenpiteet sivuston suorituskyvyn optimoimiseksi.
”Projektin omistajuus on aina asunut oikealla tavalla Intolla. Asiakkaana minun ei ole tarvinnut arvailla missä mennään.”
Teemu Hakoniemi, Solidaarisuuden viestinnän asiantuntija
Miten onnistuimme, Teemu?
Solidaarisuudella Teemu Hakoniemi toimii viestinnän asiantuntijana. Teemu on ollut mukana aina haltuunottoprojektista, verkkopalvelun jatkokehityksen eri vaiheisiin. Kysyimme Teemulta muutaman kysymyksen haltuunottoon ja yhteistyöhömme liittyen.
Millaisena projektina jo olemassa olevan verkkopalvelun siirtäminen uuden toimijan ylläpidettäväksi ja kehitettäväksi näyttäytyi sinulle asiakkaana? Mikä ehkä huoletti, haastoi, ilahdutti tai yllätti?
Tällainen projektihan on aina vähän hyppy tuntemattomaan – varsinkin, kun silloisen saitin dokumentaatio oli vähän vaillinainen ja jokainen tekijä jättää aina oman jälkensä pellin alle. Mutta Inton go-get-done-asenne, läpinäkyvyys ja proaktiivinen ote helpottivat siirtymistä: oli selvää alusta alkaen, että hommassa saattaa tulla haasteita, mutta samalla itsellä oli koko ajan olo, että ne ongelmat myös ratkaistaan. Kansalaisjärjestön työntekijällä on usein tusina muutakin hommaa pöydällään, joten olin erityisen tyytyväinen, että siirron aikana minun ei tarvinnut stressata tai vaivata päätäni siirron etenemisellä tai onnistumisella.
Millaisena olet kokenut yhteistyön kanssamme?
Inton kanssa on ollut alusta lähtien helppo toimia. Pidän avoimuudesta, proaktiivisesta otteesta ja siitä, että kauniiden lupausten sijaan tähdätään yhteiseen ongelmanratkaisuun ja uskalletaan myös sanoa ”ei” tai ”näin voisi olla fiksumpi” meidän päättömyyksillemme. Näkisin, että nämä kaikki odotukset ovat täyttyneet, ja projektin omistajuus on aina asunut oikealla tavalla Intolla. Asiakkaana minun ei ole tarvinnut arvailla missä mennään tai että täyttääkö projekti tavoitteensa, vaan matkan ja projektien varrella kaikki osapuolet tekevät hommaa sulavassa yhteistyössä.
Toisaalta kokemus kansalaisjärjestöjen palvelun kehittämisestä näkyy: Intolla on tarjota meille ratkaisuja, jotka he tuntevat jo entuudestaan, sekä näkemyksellisyyttä, joka auttaa kaltaistamme keskikokoista järjestöä suunnattomasti.
Millaista lisäarvoa Huolenpitopalvelu teille tuo?
Kansalaisjärjestöt ovat siinä mielessä viheliäisiä asiakkaita, että meiltä saattaa tulla pyyntö hyvinkin nopealla aikataululla ja toisinaan me häviämme kuukausiksi pimentoon puuhailemaan muita. Mutta Inton kanssa tämä on saatu lutviutumaan: nopeisiinkin pyyntöihin on pystytty vastaamaan, pienemmät hommat eivät jonoudu turhan pitkään ja isommille hommille on löydetty aina kaistaa. Siinä missä liian kiireinen kumppani voisi olla kampanjoinnin este tai hidaste, Intolta on riittänyt ymmärrystä ja aikaa meidän tarpeille. Kiitos siitä!
Tiimimme haltuunottoprojektissa
Tuomo Vitikainen
Developer
Onnistumisiin
Toteutamme ja ylläpidämme työksemme onnistuneita verkkopalveluita. Intuitiivisesti käytettäviä, visuaalisesti näyttäviä ja teknisesti laadukkaita verkkosivustoja, verkkokauppoja ja verkkosovelluksia.
Työskentelemme erityisesti keskisuurten ja suurten yrityksien kanssa. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi Burger King, Fira, Huoneistokeskus, Itis, Lämpöykkönen, S-ryhmä ja Retta.
