Verkkopalvelun ostajan oppaan seitsemännessä luvussa perehdytään sisällöntuotantoon, jonka kunniakas toteuttaminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä verkkopalvelun toimivuudessa ja verkkopalvelun kyvyssä saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Sivusimme aihetta jo oppaan neljännessä luvussa, jossa käsiteltiin sisältörakennetta ja sisältöjen suunnittelua. Olemme myös keränneet kaikki lukumme yhteen ja koonneet siitä ladattavan Ostajan Oppaan.
Mistä lähteä liikkeelle? Ja milloin?
Jos organisaatiolla on olemassa jonkin sortin verkkopalvelu, se todennäköisesti on hyvä lähtökohta sisällöntuotannolle. Joko esimerkkinä siitä, miten sisältöjä ei kannata tehdä, tai sitten nykyverkkopalvelusta löytyy hyvää jatkojalostettavaa materiaalia. Joskus käy niinkin onnellinen tilanne, että osa sisällöistä saattaa olla kelpoja sellaisenaan.
Toinen hyvä lähde sisällöille on organisaation muut markkinointimateriaalit. Onko tuotettu esitteitä, esityksiä, postereita tai muita aineistoja, joihin on napakasti kuvattu tuotteet, palvelut tai organisaation toiminta? Verkkopalvelun tulee olla linjassa muun materiaalin kanssa, joten näistä on hyvä ammentaa sisältöä sopivissa määrin myös verkkopalvelun puolelle.
Harvoin kuitenkaan välttyy tilanteelta, jossa uutta sisältöä ei tarvitsisi luoda lainkaan.
Missä vaiheessa projektia sisällöntuotanto kannattaa aloittaa? Yksinkertainen vastaus on: mitä aikaisemmin sitä parempi. Sisällöt eivät voi olla valmiita liian aikaisin. Liian myöhään kylläkin, jolloin verkkopalvelun julkaisu venyy.
Konkreettinen ja luontainen starttihetki sisällöntuotannon aloittamiselle on se, kun sisältörakenne on lyöty lukkoon. Silloin tiedetään sivut eli sisältökokonaisuudet, jotka verkkopalveluun tulevat, ja kirjoitustyö voi alkaa.
Täysin valmiiksi sisällöt on mahdollista tehdä siinä vaiheessa, kun layout-suunnitelmat ovat valmistuneet. Miksi vasta silloin? Palaan tähän myöhemmin.
Ensi alkuun kuitenkin vinkit tehokkaaseen sisällöntuotantoon.
Miten vältetään sisällöntuotannollinen katastrofi?
Mitä laajempi verkkopalvelu, sitä suurempi joukko ihmisiä on tuottamassa sisältöä. Katastrofin ainekset ovat nopeasti kasassa, jos selkeä suunnitelma sisällön tuottamiseen uupuu.
Kuten monet muutkin katastrofit, tämäkin on vältettävissä hyvällä proikkaroinnilla. On siis laadittava selkeä suunnitelma ja jaettava vastuut. Lista siitä, mikä sisältö on kenenkin vastuulla, edistää hommia jo huomattavasti. Myöskään tiukat deadlinet eivät ole pahitteeksi – tunnetusti pakko on paras muusa. Sisäinen projektipäällikkö on ehdoton, jos sisällöt halutaan kursia kasaan aikataulussa ja ilman suurempaa sählinkiä.
Yksinkertaisimmillaan uuden verkkopalvelun sisältöjä voi hallita esimerkiksi pilvipalveluun luodulla kansiorakenteella, joka vastaa sivuston sisältörakennetta. Jokaisesta sivusta on oma tiedostonsa, johon sisältö kirjoitetaan. Tällä simppelillä menetelmällä saa hallittua laajankin verkkopalvelun sisällöntuotannon.
Jos kuitenkin hifistelemään haluaa lähteä, löytyy tähänkin työkaluja. Esimerkiksi GatherContent on näppärä työkalu sisältöjen ja projektin hallintaan sekä organisaation asiantuntijoiden osallistamiseen.
Yhteispeli asiantuntijoiden kanssa
Kuka tuntee organisaation toiminnan paremmin kuin sen asiantuntijat? Joskus kuitenkin asiantuntijoiden osallistaminen sisällöntuotantoon osoittautuu hankalaksi tehtäväksi esimerkiksi kiireen tai yleisen haluttomuuden takia. Usein joutuu myös tasapainottelemaan erilaisten ambitioiden välillä, onhan jokaiselle oma osaamisalue se organisaation tärkein juttu, jonka haluaa näkyviin verkkopalvelun paraatipaikalle (ja mielellään vielä mahdollisimman yksityiskohtaisesti).
Vaikka houkutus kiireisten asiantuntijoiden vapauttamiseen verkkopalvelun sisältöjen tuottamisesta on suuri, tämä saattaa johtaa falskiin lopputulokseen. Viisaus nyt vain useimmiten asuu asiantuntijan päässä, ja parhaimmat sisällöt syntyvät viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden ja substanssiasiantuntijoiden yhteispelillä.
Neljä vinkkiä asiantuntijoiden osallistamiseen:
- Kommunikoidaan, että nyt edetään yrityksen strategian mukaisesti: tärkeimmät tuotteet ja palvelut saavat eniten tilaa verkkopalvelussa. Ja valitettavasti ihan kaikesta ei tarvitse kertoa.
- Ota asiantuntijat mukaan sisältötyöhön mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
- Löydä organisaation innokkaat viestijät: ne, jotka haluavat kertoa osaamisalueestaan ja ehkä jopa tuottavat itsekin julkaisukelpoista tekstiä.
- Vähintään oikoluetuta sisällöt asiantuntijoilla, jotta voit olla varma, että kaikki on mennyt myös asiasisällön osalta prikulleen oikein.
Simppeliä, mutta saattaa pahimmassa kiireessä jäädä tekemättä.
Mitä sisältöä minnekin?
Verkkopalvelun sisältöjä on ollut pakko suunnitella jo ennen sisällöntuotannon aloittamista. Ainakin on otettu kantaa siihen, miten sisältöä halutaan esittää: millaisia sivupohjia sivustolle tulee, mitä moduuleita tarvitaan, mitä toiminnallisuuksia on päätetty toteuttaa.
Layout-suunnitelmat on todennäköisesti piirretty muutaman sivun esimerkeistä ja loput sivuista pitää sisällöntuotantovaiheessa suunnitella. Homma voisi edetä esimerkiksi näin:
Rekry-osioon voisi tulla kuvaus organisaatiosta ja avointen työpaikkojen syöte. Ehkä myös muutaman työntekijän tiivis uratarina organisaatiossa työskentelystä. Entä muuta? Yhteydenottolomake avoimia hakemuksia varten? Usein kysyttyjen kysymysten osio?
Sisällöntuottajan vastuulla on miettiä, mitä moduuleita käytetään, missä järjestyksessä ja mitä sisältöä esitetään. Ja jokaisen sivun sisältö ja moduulien käyttö tulee suunnitella erikseen.
Jonkun tulee myös suunnitella myös sivujen otsikot, tekstit call to action -painikkeisiin, osioiden otsikoihin ja niin edelleen. Pieniä tekstejä siellä sun täällä, jotka eivät synny kuitenkaan itsestään. Näiden huolellinen suunnittelu ja toteutus on kuitenkin loppusilaus niin verkkopalvelun käytettävyydelle kuin yleismielikuvalle.
Tässä suunnittelussa tärkein työkalu on layout-suunnitelma. Siitä näkee, millaisia eri moduuleita on käytettävissä, millaisia tekstivarauksia eri osioissa on ja missä tarvitaan kuvia. Kun sisällöt tuottaa sivuston layoutin ehdoilla, on projektin lopussa häämöttävä sisällönsyöttö noin tuhat kertaa kivuttomampaa.
Sisältö ei ole pelkkää testiä
Usein verkkopalvelun visuaalisen ilmeen suunnittelun jälkeen päästään myös keskusteluun verkkopalvelun kuvituksesta ja muusta visuaalisesta sisällöstä. Löytyykö arkistoista tarpeeksi laadukkaita kuvia? Pitäisikö järjestää kuvaukset? Vai täydennetäänkö kuvamaailmaa laadukkailla kuvapankkikuvilla? Entä videot, infograafit, ikonit ja muut visualisoinnit?
Mitenkään tekstiä väheksymättä, sitä on suhteellisen helppo tuottaa. Muu materiaali vaatiikin enemmän joko sisäisiä ja ulkoisia resursseja. On siis päätettävä, millaisella budjetilla sisältöjä lähdetään tekemään ja kuka kaiken konkreettisesti tekee.
Kun verkkopalvelu on julkaistu, sisällöntuotannon tiimi huokaisee helpotuksesta. Pitkä ja joskus hieman kivinenkin urakka on saatu päätökseen, ihanaa! Valitettavasti tarina ei päättynyt tähän. Jotta verkkopalvelu pysyy kiinnostavana, on sisältöä tuotettava lisää. Erityisesti ajankohtaissisältö (blogit, uutiset, artikkelit) tuovat verkkopalveluun dynaamisuutta ja houkuttelee käyttäjän palaamaan sivustolle uudestaan ja uudestaan.
Myös organisaatiot elävät. Se, mikä oli olennaista tänään, ei välttämättä ole sitä huomenna. Verkkopalvelua ei voi hylätä julkaisun jälkeen, vaan se kaipaa säännöllistä huomiota ja huolenpitoa jatkossakin.
Terkuin
Ida
Ida Andersson
Ida Andersson on Into-Digitalin ensimmäinen palvelu- ja sisältömuotoilija, ex-projektipäällikkö ja kanien ystävä.
ida.andersson@into-digital.fi 040 024 2100