Verkkosivujen uudistus vaihe vaiheelta

Kirjoittaja

Mikko Erola

Verkkosivujen uudistus on ohjelmistoprojekti, jossa myös asiakkaalla on tärkeä rooli. Tämä opas kertoo, mistä vaiheista uudistus koostuu, mikä sen aikataulun oikeasti määrää ja mihin kannattaa varautua jo ennen kuin toimistoa on valittu.

TLDR;

Uudistus etenee seitsemässä vaiheessa: aloitus, määrittely ja suunnittelu, tekninen toteutus, lopputestaus, sisällönsyöttö ja hyväksyntätestaus, julkaisu, huolenpito.
Aikataulun määrää harvoin toimiston nopeus. Sen määräävät sisältö, päätökset ja integraatiot, ja ne ovat asiakkaan vastuulla.
Räätälöity uudistus maksaa meillä vähintään 15 000 €, peruslaajuinen 30 000–50 000 €. Projektinjohto on tyypillisesti 10–15 % hinnasta.
Varautukaa asiakkaana kolmeen asiaan: kuka kirjoittaa sisällön, kuka päättää ja kuka testaa?

Vaiheet on kuvattu tarkemmin artikkelissa Ostajan opas: verkkosivuprojektin vaiheet ja hinta artikkelissa Ostajan opas: verkkosivun hinta.

Milloin uudistus on ajankohtainen

Verkkosivusto vanhenee, vaikka sille ei tehtäisi mitään. Käyttäjien odotukset nousevat, koska he käyttävät päivittäin suurilla budjeteilla tehtyjä palveluita. Tekniikka, tietoturvauhat ja hakukoneet muuttuvat, ja tekoälyhaut lukevat sivustoja eri tavalla kuin Google viisi vuotta sitten. Integraatiot ja analytiikka kehittyvät niiden mukana.

Käytännössä uudistus tulee ajankohtaiseksi, kun jokin näistä pätee: sivusto ei tuota liidejä tai myyntiä, sisältöä ei pysty päivittämään itse, sivusto ei toimi kunnolla mobiilissa, järjestelmät eivät keskustele keskenään tai alusta ei enää saa tietoturvapäivityksiä. Olemme listanneet syyt tarkemmin artikkelissa Miksi verkkosivusto kannattaa uudistaa nyt, eikä sitten joskus?

Seitsemän vaihetta ja mitä niissä tapahtuu

Vaihe	Mitä tehdään	Mitä asiakkaalta tarvitaan
1. Aloitus	Sopimus, projektisuunnitelma, aikataulu, vastuut, aloituspalaveri	Päättäjä ja projektiryhmä nimettynä
2. Määrittely ja suunnittelu	Strategia, palvelumuotoilu, design ja kirjallinen määrittely: sisältörakenne, sisältötyypit, käyttäjäpolut, mittaussuunnitelma	Työpajat, päätökset, tarjouspyynnön tavoitteet
3. Tekninen toteutus	Kehitys kahden viikon sprinteissä; jokainen työ testataan ja katselmoidaan ennen esittelyä	Esittelyihin osallistuminen, sisällönsyötön aloitus
4. Lopputestaus	Toiminnallisuudet, selaimet, saavutettavuus, suorituskyky, integraatiot	Ei aktiivista työtä
5. Sisällönsyöttö ja hyväksyntätestaus	Testausympäristö, sovitut testitapaukset, koulutukset, päivittäinen tuki	Sisältö valmiina, testaajat nimettynä
6. Julkaisu	Valmistelu, julkaisu, julkaisun jälkeiset testit; nimipalvelut hoidetaan toimiston ja kolmansien osapuolten kesken	Julkaisupäivän hyväksyntä
7. Huolenpito	Päivitykset, seuranta, tuki, jatkokehitys kehityspalavereissa	Yhteyshenkilö ja kehitysbudjetti

Tärkein yksittäinen vaihe on määrittely ja suunnittelu. Siinä ratkaistaan, mitä tehdään, kenelle ja miksi, ja se määrää kaikkien seuraavien vaiheiden työmäärän. Kaikki suunnitelmat peilataan tarjouspyyntöön, jotta lisätyöt tunnistetaan heti eikä laskussa.

Mikä aikataulun oikeasti määrää

Ostajat kysyvät ensimmäisenä, kuinka kauan uudistus kestää. Rehellinen vastaus on, että toimiston kalenteri on harvoin pullonkaula. Aikataulu venyy kolmesta syystä, ja ne kaikki riippuvat asiakkaasta.

Sisältö. Tekstit, kuvat ja videot ovat lähes aina asiakkaan vastuulla, ja niiden kirjoittaminen on se työvaihe, joka jää muiden töiden alle. Siksi meillä sisällönsyöttö alkaa jo teknisen toteutuksen aikana, ei sen jälkeen.
Päätökset. Jokainen sprintti päättyy esittelyyn, jossa asiakas hyväksyy tulokset tai pyytää muutoksia. Jos päättäjä ei ole paikalla tai päätökset kiertävät johtoryhmän kautta, kahden viikon sprintti venyy neljään.
Integraatiot. Kun sivuston pitää keskustella CRM:n, toiminnanohjauksen tai tuotetietojärjestelmän kanssa, aikataulu riippuu myös kolmannen osapuolen ylläpitäjistä ja heidän työajastaan.

Pyytäkää toimistolta aikataulu, jossa nämä kolme on merkitty erikseen. Silloin näette, mikä osa aikataulusta on teidän käsissänne.

Mitä uudistus maksaa

Meillä hinta perustuu henkilötyöpäiviin. Räätälöity ja laadukkaasti toteutettu pienikin sivusto maksaa vähintään 15 000 €, peruslaajuinen sivusto tai pienempi verkkokauppa 30 000–50 000 € ja laajat verkkopalvelut 40 000 eurosta yli 100 000 euroon. Projektinjohto eli työpalaverit ja koordinointi on tyypillisesti 10–15 % kokonaisuudesta. Julkaisun jälkeen ylläpito maksaa pienemmillä sivustoilla 150 €/kk.

Hintaan vaikuttavat eniten sisällön esitystavat, toiminnallisuudet, integraatiot ja se, kuinka pitkälle olette itse jäsentäneet tarpeenne ennen tarjouspyyntöä. Hinnan osatekijät on avattu artikkelissa Ostajan opas: verkkosivun hinta.

Mihin varautua ennen kuin toimistoa on valittu

Sisältö

Kuka kirjoittaa tekstit, ja onko hänellä siihen aikaa projektin aikana?
Mitä vanhasta sisällöstä siirretään sellaisenaan, mitä kirjoitetaan uusiksi ja mitä jätetään pois?
Tarvitaanko uusia kuvia tai videoita, ja kuka ne tuottaa?

Päätökset

Kuka hyväksyy suunnitelmat ja sprinttien tulokset, ja onko hänellä valta päättää ilman erillistä hyväksyntäkierrosta?
Kuka toimii projektipäällikkönä teidän puolellanne?

Testaus ja julkaisu

Ketkä testaavat sivuston ennen julkaisua, ja onko heille varattu siihen työaikaa?
Kuka hallinnoi verkkotunnusta ja nimipalveluita, ja kuka analytiikkaa?
Mitä vanhoista osoitteista pitää ohjata uusille sivuille, jotta hakukonenäkyvyys ei katoa julkaisussa?

Julkaisun jälkeen

Kuka vastaa päivityksistä ja tietoturvasta?
Onko jatkokehitykseen budjetti, vai onko sivusto valmis julkaisupäivänä ja vanhentunut kolmen vuoden päästä?

Usein kysyttyä

Kannattaako uudistaa kerralla vai vaiheittain?

Kun alusta on vanhentunut tai sivusto ei enää saa tietoturvapäivityksiä, uudistus tehdään kerralla. Kun alusta on kunnossa ja ongelma on sisällössä tai käyttökokemuksessa, jatkokehitys osana Huolenpitoa on usein edullisempi tie. Toimisto, joka tarjoaa aina täyttä uudistusta, ei ole katsonut nykyistä sivustoa.

Mihin asiakkaan aika menee uudistuksen aikana?

Työpajat määrittelyvaiheessa, esittelyt kahden viikon välein, sisällön kirjoittaminen ja syöttö, hyväksyntätestaus ja koulutukset. Eniten aikaa vie sisältö.

Miten varmistetaan, ettei hakukonenäkyvyys katoa julkaisussa?

Vanhat osoitteet ohjataan uusille sivuille, sisältörakenne suunnitellaan määrittelyvaiheessa hakujen mukaan ja mittaus on paikallaan ennen julkaisua, jotta muutos näkyy. Nämä kuuluvat suunnitteluvaiheeseen, eivät julkaisupäivään.

Yhteenveto

Uudistuksen vaiheet ovat samat toimistosta riippumatta. Ero syntyy siitä, kuinka hyvin asiakas on varautunut omaan osuuteensa: sisältöön, päätöksiin ja testaukseen. Kun ne on mietitty ennen tarjouspyyntöä, aikataulu pitää ja hinta pysyy tarjouksessa.

Jos haluatte käydä oman uudistuksenne läpi tämän listan avulla, ota yhteyttä.

Tämä artikkeli on osa Ostajan opas -blogisarjaa, jossa kokoamme vinkkejä verkkopalvelun – eli verkkosivun, verkkokaupan tai verkkosovelluksen – hankinnasta vastaaville tahoille.