Verkkosivujen uudistus vaihe vaiheelta

Milloin uudistus on ajankohtainen

Verkkosivusto vanhenee, vaikka sille ei tehtäisi mitään. Käyttäjien odotukset nousevat, koska he käyttävät päivittäin suurilla budjeteilla tehtyjä palveluita. Tekniikka, tietoturvauhat ja hakukoneet muuttuvat, ja tekoälyhaut lukevat sivustoja eri tavalla kuin Google viisi vuotta sitten. Integraatiot ja analytiikka kehittyvät niiden mukana.

Käytännössä uudistus tulee ajankohtaiseksi, kun jokin näistä pätee: sivusto ei tuota liidejä tai myyntiä, sisältöä ei pysty päivittämään itse, sivusto ei toimi kunnolla mobiilissa, järjestelmät eivät keskustele keskenään tai alusta ei enää saa tietoturvapäivityksiä. Olemme listanneet syyt tarkemmin artikkelissa Miksi verkkosivusto kannattaa uudistaa nyt, eikä sitten joskus?

Seitsemän vaihetta ja mitä niissä tapahtuu

1. Aloitus

Mitä tehdään?

Sopimus, projektisuunnitelma, aikataulu, vastuut, aloituspalaveri

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Päättäjä ja projektiryhmä nimettynä

2. Määrittely ja suunnittelu

Mitä tehdään?

Strategia, palvelumuotoilu, design ja kirjallinen määrittely: sisältörakenne, sisältötyypit, käyttäjäpolut, mittaussuunnitelma

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Työpajat, päätökset, tarjouspyynnön tavoitteet

3. Tekninen toteutus

Mitä tehdään?

Kehitys kahden viikon sprinteissä; jokainen työ testataan ja katselmoidaan ennen esittelyä

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Esittelyihin osallistuminen, sisällönsyötön aloitus

4. Lopputestaus

Mitä tehdään?

Toiminnallisuudet, selaimet, saavutettavuus, suorituskyky, integraatiot

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Ei aktiivista työtä

5. Sisällönsyöttö ja hyväksyntätestaus

Mitä tehdään?

Testausympäristö, sovitut testitapaukset, koulutukset, päivittäinen tuki

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Sisältö valmiina, testaajat nimettynä

6. Julkaisu

Mitä tehdään?

Valmistelu, julkaisu, julkaisun jälkeiset testit; nimipalvelut hoidetaan toimiston ja kolmansien osapuolten kesken

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Julkaisupäivän hyväksyntä

7. Huolenpito

Mitä tehdään?

Päivitykset, seuranta, tuki, jatkokehitys kehityspalavereissa

Mitä asiakkaalta tarvitaan?

Yhteyshenkilö ja kehitysbudjetti

Tärkein yksittäinen vaihe on määrittely ja suunnittelu. Siinä ratkaistaan, mitä tehdään, kenelle ja miksi, ja se määrää kaikkien seuraavien vaiheiden työmäärän. Kaikki suunnitelmat peilataan tarjouspyyntöön, jotta lisätyöt tunnistetaan heti eikä laskussa.

Mikä aikataulun oikeasti määrää

Ostajat kysyvät ensimmäisenä, kuinka kauan uudistus kestää. Rehellinen vastaus on, että toimiston kalenteri on harvoin pullonkaula. Aikataulu venyy kolmesta syystä, ja ne kaikki riippuvat asiakkaasta.

1. Sisältö. Tekstit, kuvat ja videot ovat lähes aina asiakkaan vastuulla, ja niiden kirjoittaminen on se työvaihe, joka jää muiden töiden alle. Siksi meillä sisällönsyöttö alkaa jo teknisen toteutuksen aikana, ei sen jälkeen.
2. Päätökset. Jokainen sprintti päättyy esittelyyn, jossa asiakas hyväksyy tulokset tai pyytää muutoksia. Jos päättäjä ei ole paikalla tai päätökset kiertävät johtoryhmän kautta, kahden viikon sprintti venyy neljään.
3. Integraatiot. Kun sivuston pitää keskustella CRM:n, toiminnanohjauksen tai tuotetietojärjestelmän kanssa, aikataulu riippuu myös kolmannen osapuolen ylläpitäjistä ja heidän työajastaan.

Pyytäkää toimistolta aikataulu, jossa nämä kolme on merkitty erikseen. Silloin näette, mikä osa aikataulusta on teidän käsissänne.

Mitä uudistus maksaa

Meillä hinta perustuu henkilötyöpäiviin. Räätälöity ja laadukkaasti toteutettu pienikin sivusto maksaa vähintään 15 000 €, peruslaajuinen sivusto tai pienempi verkkokauppa 30 000–50 000 € ja laajat verkkopalvelut 40 000 eurosta yli 100 000 euroon. Projektinjohto eli työpalaverit ja koordinointi on tyypillisesti 10–15 % kokonaisuudesta. Julkaisun jälkeen ylläpito maksaa pienemmillä sivustoilla 150 €/kk.

Hintaan vaikuttavat eniten sisällön esitystavat, toiminnallisuudet, integraatiot ja se, kuinka pitkälle olette itse jäsentäneet tarpeenne ennen tarjouspyyntöä. Hinnan osatekijät on avattu artikkelissa Ostajan opas: verkkosivun hinta.

Mihin varautua ennen kuin toimistoa on valittu

Sisältö

• Kuka kirjoittaa tekstit, ja onko hänellä siihen aikaa projektin aikana?
• Mitä vanhasta sisällöstä siirretään sellaisenaan, mitä kirjoitetaan uusiksi ja mitä jätetään pois?
• Tarvitaanko uusia kuvia tai videoita, ja kuka ne tuottaa?

Päätökset

• Kuka hyväksyy suunnitelmat ja sprinttien tulokset, ja onko hänellä valta päättää ilman erillistä hyväksyntäkierrosta?
• Kuka toimii projektipäällikkönä teidän puolellanne?

Testaus ja julkaisu

• Ketkä testaavat sivuston ennen julkaisua, ja onko heille varattu siihen työaikaa?
• Kuka hallinnoi verkkotunnusta ja nimipalveluita, ja kuka analytiikkaa?
• Mitä vanhoista osoitteista pitää ohjata uusille sivuille, jotta hakukonenäkyvyys ei katoa julkaisussa?

Julkaisun jälkeen

• Kuka vastaa päivityksistä ja tietoturvasta?
• Onko jatkokehitykseen budjetti, vai onko sivusto valmis julkaisupäivänä ja vanhentunut kolmen vuoden päästä?

Usein kysyttyä

Yhteenveto

Uudistuksen vaiheet ovat samat toimistosta riippumatta. Ero syntyy siitä, kuinka hyvin asiakas on varautunut omaan osuuteensa: sisältöön, päätöksiin ja testaukseen. Kun ne on mietitty ennen tarjouspyyntöä, aikataulu pitää ja hinta pysyy tarjouksessa.

Jos haluatte käydä oman uudistuksenne läpi tämän listan avulla, ota yhteyttä.

Mikko Erola

Account Director / Team Lead

Tämä artikkeli on osa Ostajan opas -blogisarjaa, jossa kokoamme vinkkejä verkkopalvelun – eli verkkosivun, verkkokaupan tai verkkosovelluksen – hankinnasta vastaaville tahoille.