Räätälöity intranet vai valmis palvelu

Kirjoittaja

Aapo Mäki

Intranet, extranet, asiakasportaali tai oma asiakastietosovellus: kaikki nämä voi ostaa valmiina palveluna tai kaikki nämä voi rakentaa räätälöidysti. Kerromme, mikä verkkosovellus on, milloin räätälöinti kannattaa ja mikä WordPressin rooli siinä on.

TLDR;

Verkkosovellus on selaimessa toimiva ohjelmisto, jota käytetään aktiivisesti: tietoja käsitellään, tehtäviä hallitaan, käyttäjillä on roolit ja oikeudet. Verkkosivustoa luetaan, verkkosovelluksella tehdään.
Räätälöity kannattaa, kun valmis palvelu ei taivu omiin prosesseihin, kun sovelluksen pitää keskustella omien järjestelmien kanssa tai kun käyttäjäryhmiä ja oikeuksia on monta.
WordPress toimii sisällönhallintana ja käyttäjähallintana myös sovelluksissa. Vaativimmissa käyttöliittymä rakennetaan erikseen headless-mallilla.

Olemme toteuttaneet intranettejä, Itiksen ja Jumbon extranetit sekä räätälöityjä asiakastietosovelluksia.

Verkkosovellus ei ole verkkosivusto

Verkkosivusto kertoo ja ohjaa: sitä luetaan, ja sen tärkein toiminto on yhteydenotto tai osto. Verkkosovellus on ohjelmisto, joka toimii selaimessa ilman asennusta ja jota käytetään työhön: tietojen käsittelyyn, tehtävien hallintaan, viestintään. Taustalla on tietokantakyselyitä, käyttöoikeuksien hallintaa ja rajapintoja muihin järjestelmiin, ja käyttöliittymä toimii sovellusmaisesti ilman sivulatauksia. Maailman suurimmat CRM-järjestelmät ovat nykyään verkkosovelluksia.

Tyypillisiä verkkosovelluksia yrityksissä:

Intranet organisaation sisäiseen viestintään, ohjeisiin ja työkaluihin.
Extranet kumppaneille, asiakkaille tai toimittajille. Toteutimme extranetin Itikselle ja Jumbolle kauppakeskusten liikkeiden edustajien työkaluksi.
Asiakasportaali, jossa asiakas näkee omat tietonsa, tilauksensa tai sopimuksensa.
Räätälöity asiakastietosovellus, kun valmis CRM ei vastaa omaa prosessia.

Olemme kuvanneet sovellustyypit ja esimerkit sivulla Verkkosovellukset.

Tavallinen tarve, valmis työkalu

Jos tarve on tavallinen, valmis palvelu on nopeampi ja halvempi. Sisäinen uutisvirta, dokumenttien jako ja kalenteri hoituvat työkaluilla, jotka yrityksellä on usein jo käytössä toimisto-ohjelmiston mukana. Räätälöity intranet, joka tekee saman kuin valmis, on hukkaan käytettyä rahaa. Rehellinen toimisto sanoo tämän ennen tarjousta.

Neljä syytä rakentaa oma

Prosessi on teidän näköisenne. Kun työnkulku, lomakkeet ja hyväksynnät ovat teidän tapanne toimia, valmiin palvelun muokkaaminen maksaa enemmän kuin oman rakentaminen ja jättää silti aukkoja.
Sovelluksen pitää keskustella omien järjestelmien kanssa. Kun tieto tulee toiminnanohjauksesta, tuotetiedosta tai asiakasrekisteristä ja palaa sinne, integraatiot ratkaisevat, ja valmiit palvelut tarjoavat vain omat integraationsa.
Käyttäjäryhmiä ja oikeuksia on monta. Liikkeiden edustajat, kumppanit, oma henkilöstö ja asiakkaat näkevät eri asioita. Roolien ja oikeuksien hallinta on räätälöidyn sovelluksen ydin.
Sovellus on osa palvelua, jota myytte. Kun asiakas käyttää sovellusta osana ostamaansa palvelua, sen pitää näyttää ja toimia kuin teidän tuotteenne, ei kuin ostettu lisenssi.

WordPressin rooli sovelluksessa

WordPress on sovelluksessa sisällönhallinta ja käyttäjähallinta: sisällöt, käyttäjät, roolit ja oikeudet hallitaan tutussa ympäristössä, ja sisältö tarjotaan rajapinnan kautta. Kevyemmissä sovelluksissa, kuten kirjautumista vaativassa intranetissä, WordPress riittää myös käyttöliittymäksi. Vaativimmissa käyttöliittymä rakennetaan erikseen headless-mallilla, jolloin sovellus toimii kuin sovellus ja sisältö pysyy WordPressissä. Se, milloin kumpikin kannattaa, on kuvattu artikkelissa Headless vai perinteinen WordPress.

Hankkeen kulku ja hinta

Verkkosovellushanke etenee samoissa vaiheissa kuin muutkin verkkopalvelumme: aloitus, määrittely ja suunnittelu, toteutus kahden viikon sprinteissä, testaus, käyttöönotto ja Huolenpito. Määrittelyn osuus on suurempi kuin verkkosivustossa, koska prosessit, roolit ja integraatiot pitää kuvata ennen kuin mitään rakennetaan. Hinta muodostuu henkilötyöpäivistä, ja se arvioidaan määrittelyn pohjalta. Hinnan osatekijät on kuvattu artikkelissa Ostajan opas: verkkosivun hinta.

Mitä kysyä ennen tarjouspyyntöä

Mikä työ sovelluksella tehdään, ja kuka sitä tekee päivittäin?
Mistä järjestelmistä tieto tulee ja mihin se menee?
Mitä käyttäjäryhmiä on, ja mitä kukin saa nähdä ja tehdä?
Mikä valmis palvelu on jo kokeiltu, ja mihin se ei taipunut?

Usein kysyttyä

Voiko intranetin tehdä WordPressillä?

Voi. Kirjautumista vaativa intranet sisältöineen, hakuineen ja käyttäjärooleineen on WordPressille luonteva käyttökohde. Kun intranetistä tulee työkalu, jossa käsitellään tietoa ja tehtäviä, käyttöliittymä rakennetaan sovellusmaiseksi headless-mallilla ja WordPress jää taustalle.

Kumpi on halvempi, valmis palvelu vai räätälöity?

Valmis palvelu on halvempi aloittaa ja usein kalliimpi taivuttaa. Räätälöity maksaa alussa enemmän ja tekee sen, mitä prosessinne vaatii. Ratkaisu tehdään määrittelyssä, ei tarjouspyynnössä.

Mitä räätälöity verkkosovellus maksaa?

Hinta arvioidaan määrittelyn pohjalta henkilötyöpäivinä, koska laajuus vaihtelee kevyestä intranetistä täyteen asiakasportaaliin. Verkkopalveluidemme hinnan osatekijät on kuvattu hinta-artikkelissa.

Yhteenveto

Valmis palvelu riittää, kun tarve on tavallinen. Räätälöity kannattaa, kun prosessi, integraatiot tai käyttäjäroolit ovat omia. WordPress on kummassakin tapauksessa turvallinen valinta sisällönhallintaan, ja vaativissa sovelluksissa käyttöliittymä rakennetaan sen päälle erikseen. Jos haluatte selvittää, kummalla puolella tarpeenne on, ota yhteyttä.