Verkkosivustojen, -kauppojen ja sovellusten hinnoittelulogiikat ovat moninaisia. Hankkeita voi hinnoitella eri tavoilla. Uskoakseni tämä saa ostajat entistä enemmän solmuun ajatustensa kanssa. Lienee vaikea ostaa, kun tarjousten a) sisällöt ja b) hinnoittelumallit poikkeavat toisistaan reilusti. Kuvaan artikkelissani viisi keskeistä hinnoitteluvaihtoehtoa.
Nimeni on Aapo Mäki ja suurin osa työajastani kuluu siihen, että myyn mitä erilaisimpia verkkopalveluhankkeita pienille, keskisuurille ja suurille yhtiöille ja muille organisaatioille. Esimerkiksi Burger Kingille, Rettalle, S-Ryhmälle ja Teollisuusliitolle.
”Kuka tämän projektin oikeasti osaa tehdä, miten ja mihin hintaan?”
1. Kiinteä hinta
Laaja verkkosivu-uudistus aidosti kiinteään hintaan ilman riskiä siitä, että budjetti ylittyy? Tämä hinnoittelumalli on alalla harvinainen. Se vaatii kanttia ja osaamista toimittajalta ja toisaalta kunnollista aktiivisuutta myös asiakkaalta tarjouspyyntövaiheessa.
Edellytykset kiinteälle hinnalle
Jotta kukaan täysjärkinen toimittaja voi tarjota verkkosivu-uudistukseen kiinteään hintaan, tulee myyntivaiheessa tietää tarkasti, mitä ollaan tarjoamassa (eli tekemässä). Se vaatii vähintään yhden seuraavista:
- Asiakas on erittäin valveutunut ja tarjouspyyntö on tarkka ja kattava.
- Toimittaja tekee alustavaa suunnittelua ja kykenee kuvaamaan laadukkaasti ja tarkasti sen, mitä asiakas tarvitsee ja miksi. Kun tarjousvaiheessa tiedetään tarkasti mitä tehtäisiin, tiedetään sille myös tarkka työmäärä. Tai ainakin pitäisi tietää.
- Asiakas kertoo budjetin avoimesti ja vaatii kiinteää hintaa. Tällöin toimittajat tekevät parhaan näkemyksensä mukaisen ehdotuksen. Kiinteään hintaan.
Milloin kiinteä hinta?
Nähdäkseni useimmissa perusverkkopalveluhankkeissa toimittajien pitäisi kyetä tarjoamaan hankkeita kiinteään hintaan, kunhan yllä listatuista edellytyksistä vähintään yksi täyttyy. Osaavan toimittajan ammattitaitoon tulee kuulua se, että se on valmis kantamaan riskin mahdollisista työmääräylityksistään. Kunhan toimittajalle vaan tarjotaan edellytykset tietää (tai ehdottaa) tarkasti, mitä ollaan tekemässä.
Erittäin tärkeää on myös se, että asiakas ymmärtää, mitä kiinteä hinta tarkoittaa. Hinta on kiinteä kunhan hankkeen aikana ei keksitä mitään uutta ja ihmeellistä. Mikä sitten on uutta ja ihmeellistä? No se, mitä tarjouksessa ei lue. Jottei tulkinnan ja väännön varaa jää, tulee tarjousten ja sopimusten siis olla kiinteähintaisissa hankkeissa hyvin seikkaperäisiä.
Me ja kiinteä hinta
Me tarjoamme perusverkkopalvelut aina kiinteään hintaan. Samalla se kuitenkin tarkoittaa sitä, että me joudumme olemaan tyypillistä toimittajakandidaattia tarkempia tarjousvaiheessa: kysymme, tarkennamme, ehdotamme ja haastamme. Emme siis lähde soitellen sotaan.
Kaikesta tästä huolimatta kiinteähintaisten projektien kannattavuudessa tulee ajoittain turpaan. Ja siitä sitten kärsii meidän, ei asiakkaamme kannattavuus. Ansaitusti.
Kiinteähintainen tarjoaminen ja tarkka ratkaisukuvaus mahdollistaa tyyppillisesti erinomaiset edellytykset myös projektin onnistuneelle läpiviennille. Ei pelkästään budjetin, vaan myös aikataulun ja resursoinnin näkökulmasta.
2. Osittain kiinteä hinta
Sama kuin edellä, mutta pienin poikkeuksin. Mitä isommaksi hankkeet kasvavat, sitä useammin on todennäköistä, ettei tarjousvaiheessa ole mahdollista tai järkevää selvittää esimerkiksi:
- Kuinka joku erittäin monipuolinen yksittäinen toiminto toteutetaan. Esimerkiksi vaikkapa käyttäjän valintoihin perustuva ostopolku.
- Mitä rajapintaratkaisuja jokin 3. osapuolen järjestelmä tarjoaa ja miten tiedot kartoitetaan (mapping) kulkemaan järjestelmien välillä.
- Asiakas ja/tai toimittaja ei vain yksinkertaisesti vielä tarjousvaiheessa tiedä tai voi tietää, mitä kaikkia sisältötyyppejä (kuten sivut, artikkelit, tapahtumat, henkilöt, palvelut, tuotteet) tuleva verkkopalvelu tulee tarvitsemaan.
Laajemmissa verkkopalveluhankkeissa saattaa siis olla yksityiskohtia, joita ei ole tarkoituksenmukaista tai järkevää selvittää tarjouspyyntö- ja tarjousvaiheessa.
Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tarjouksen tulisi olla kokonaisuudessaan arvio, joka tarkentuu myöhemmin. Tällöin suosittelemme vaatimaan osittain kiinteähintaisen tarjouksen, jolloin avoimet yksityiskohdat voivat jäädä myöhemmin tarkennettavaksi arvioiksi tai kiinteiksi työmäärähaarukoiksi.
Me ja osittain kiinteä hinta
Tunnistamme keskikokoisissa ja suurissa verkkopalveluhankkeissamme usein yksityiskohtia, joita ei ole lopputuloksen kannalta järkevää edes yrittää kuvata (eli suunnitella) tarkasti tarjousvaiheessa. Näissä tapauksissa teemme tarjouksen, joka on osin kiinteähintainen. Hankkeessa tarkentuvat yksityiskohdat tarjotaan joko arvioina, tai kiinteinä hintahaarukkoina.
Tässäkin tapauksessa on oleellista, että tarjouspaperi on selkeä ja tarkka. Asiakkaan tulee siis ymmärtää, miten hinnoittelu rakentuu ja mitkä tekijät siihen vaikuttavat.
3. Tavoitehintamalli
Tavoitehintamalli sopii hyvin yhä suurempiin verkkopalveluhankkeisiin. Malli kuitenkin vaatii vankkaa luottamusta asiakkaan ja toimittajan välillä. Tavoitehintamalli voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:
- Projektin tavoitetyömäärä ja -hinta on 100 henkilötyöpäivää (htp) ja 80 000€ (alv. 0%). Eli 800€/htp.
- Alitus: mikäli toimittaja suorittaa työn tavoitetta pienemmässä työmäärässä, saa toimittaja laskuttaa toteutuneen työmäärän ja tavoitetyömäärän erotuksesta 50%.
- Esimerkki 1, alitus: toimittaja suorittaa työn 100 htp:n sijaan 90 htp:ssä. Toteutuneen työmäärän laskutus on 72 000€. Tämän lisäksi toimittaja saa laskuttaa tavoitetyömäärän alittaneesta 8000€:n osuudesta 50%, eli 4000€. Tällöin kokonaislaskutus on 76 000€.
- Ylitys: mikäli työn suorittamiseen kuluu tavoitetta enemmän aikaa, on toimittaja oikeutettu laskuttamaan tavoitetyömäärän ylittävästä työosuudesta vain 50%. Työmäärästä, joka ylittää 20%:n ylityksen alkuperäiseen työmäärään nähden, toimittaja ei ole oikeutettu laskuttamaan mitään.
- Esimerkki 2, ylitys: toimittaja suorittaa työn 100 htp:n sijaan 120 htp:ssa. Tällöin toimittaja saa laskuttaa tavoitehinnan 80 000€ ja sen ylittävästä osuudesta 50%. Työmääräylityksen ollessa 20 htp kuuluu laskutoimitus seuraavasti: 80 000€ + (20htp*800€*50%) = 88 000€.
- Esimerkki 3, ylitys: toimittaja suorittaa työn 100 htp:n sijaan 150 htp:ssa. Tällöin toimittaja saa laskuttaa tavoitehinnan 80 000€ ja sen ylittävästä osuudesta 50% aina 20% työmääräylitykseen saakka. Töistä, jotka ylittävät 120 htp:n rajan (eli 20% työmääräylityksen) toimittaja ei saa laskuttaa lainkaan. Tällöin kokonaislaskutus on sama, kuin ylemmässä tapauksessa: 80 000€ + (20htp*800€*50%) = 88 000€. Toimittajalta jää siis tässä tapauksessa laskuttamatta toteutuneeseen työmäärään nähden 20htp*800€*50% + 30htp*800€ = 32 000€.
Miksi tavoitehintamalli?
Tavoitehintamallissa(kin) on tärkeää, että isot linjat toteutukselle ovat tiedossa. Toimittajan tulee kyetä sitoutumaan siihen, että kaikki keskeiset tarvittavat ominaisuudet ja toiminnallisuudet saadaan suunniteltua ja toteutettua tavoitehintamallin puitteissa. Mallin vahvuuksia ovat eritoten:
- Kaikkien toimintojen ja ominaisuuksien ei tarvitse olla tarjouspyyntövaiheessa otsikkotasoa tarkemmin määritelty.
- Asiakas ja toimittaja yhdessä voivat priorisoida ja päättää, mahtuuko joku uusi tunnistettu ominaisuus tavoitetyömääriin vai ei.
- Malli motivoi toimittajaa olemaan tehokas.
Myös tämä malli, kuten muutkin, vaativat huolellista dokumentaatiota, sopimista ja eritoten projektijohtoa.
Me ja tavoitehintamalli
Jotkin projektit ovat sisällöllisesti sellaisia, että toteutuksen sisältöön on tärkeää jättää liikkumavaraa hankkeen ajaksi. Tavoitehintamalli sopii isoihin ja kompleksisiin projekteihin, joissa ei vielä sopimuksen tekovaiheessa tiedetä aivan tarkasti sitä, mitä ollaan tekemässä.
Me hyödynnämme tavoitehintamallia suurimmissa projekteissamme.
4. Kustannusarvio
Kustannusarvio tarkoittaa sitä, että tarjous on sananmukaisesti kustannusarvio. Toteuma voi täten lopulta olla enemmän tai vähemmän, kuin arvioitu. Mallissa on paljon samaa kuin tavoitehintamallissa. Sillä erotuksella, että kustannusarvio ei sisällä ylä- tai alarajoja.
Kustannusarviomalli on niin projektinjohdolle kuin asiakkaallekin tuskainen. Etenkin, jos tarjouksessa ei ole tarkasti kuvattu sitä, mitä hankkeeseen sisältyy. Ja vaikka olisikin, asiakasta mitä todennäköisemmin tulee turhauttamaan, jos esimerkiksi hakutoiminto maksaakin 2000€:n sijaan 3000€ ilman mitään varsinaista perustetta.
Kustannusarvio on käsitykseni mukaan alallamme yleisin ja samalla asiakkaan näkökulmasta useimmiten huonoin hinnoittelumalli. Olen melko varma, että tästä juontaa asiakkaidemme tarinat siitä, ettei ”mikään aikaisempi hanke koskaan ole onnistunut budjetissa”. Toimittajille malli toki on ihana, kun ensin arvioidaan jotain, mutta lopuksi päästään laskuttamaan kaikki toteutunut työ.
Me ja kustannusarviomalli
Kustannusarvio on asiakkaan näkökulmasta usein hankala malli, sillä:
- Jos tiedetään mitä tehdään, miksei toimittaja tarjoa malleilla 1-3?
- Jos ei tiedetä mitä tehdään, miksi edes yrittäisimme arvioida? Tällöin seuraava malli 5 sopisi tarkoitukseen parhaiten.
Voit toki jättää tarjouspyynnön seuraavasta painikkeesta, vaikka tuskin tulemme tarjoamaan teille kustannusarvioperusteista hanketta.
5. Tunti tunnista -laskutus
On myös projekteja, joita ei välttämättä edes yritetä määritellä, suunnitella ja arvioida etukäteen. Joissain harvoissa tapauksissa malli saattaa olla hyödyllinen:
- Ei oikeastaan vielä tiedetä mitä tehdään ja miten tehdään. Halutaan vain ”vuokrata” asiantuntijoita, jotka lopulta saavat aikaan palvelun X.
- Toteutuneella työmäärällä, hinnalla tai aikataululla ei ole juurikaan merkitystä.
Projekteissa mallille ei nähdäkseni useinkaan ole kovin vankkoja perusteita. Jatkokehitys- ja ylläpitotöissä puolestaan saattaa olla, mutta se on asia erikseen. Jälleen kerran malli on toimittajan näkökulmasta kiva, mutta asiakkaan näkökulmasta melkoisen riskialtis. Niin rahan, kuin aikataulunkin näkökulmasta.
Järeämmässä softakehityksessä malli on useasti käytössä aivan perustellusti. Verkkopalveluhankkeissa on kuitenkin useimmiten mahdollista ja järkevää ymmärtää jo sopimuksentekovaiheessa, että mitä oikeasti tehdään. Tällöin tälle hinnoittelumallille ei juuri perusteita löydy.
Me ja tunti tunnista laskutus -malli
Jos et oikein tiedä vielä, mitä haluat saavuttaa ja milloin, voit soittaa meille. Todennäköisesti löydämme keinot jonkin muun hinnoittelumallin hyödyntämistä varten, vaikka tokihan me osaamme tarvittaessa tunti tunnista tehdä ja laskuttaa.
Yhteenveto
Meidän näkemyksemme mukaan asiakkaan täytyy tietää mitä ostaa ja mihin hintaan.
Vaihtoehdot 1-3 ovat hankkeesta riippuen hyviä tai erinomaisia. Vaihtoehdosta 4 me emme juuri perusta. Vaihtoehto 5 sopii joihinkin harvoihin tapauksiin.
Aapo Mäki
Aapo on Into-Digitalin toimitusjohtaja, osakas, intohimoinen myyjä, verkkopalvelusuunnittelun laaja-alainen taitaja sekä iänkaikkinen FC Barcelona -fani.
aapo.maki@into-digital.fi 050 330 8959Lisää artikkeleitamme
Onnistumisiin.
Toteutamme työksemme onnistuneita verkkopalveluita. Intuitiivisesti käytettäviä, visuaalisesti näyttäviä ja teknisesti laadukkaita verkkosivustoja ja verkkokauppoja.
Työskentelemme erityisesti keskisuurten ja suurten yrityksien kanssa. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi Burger King, Fira, Huoneistokeskus, Itis, Lämpöykkönen, S-ryhmä ja Retta.