Ostajan opas: verkkosivuprojektin vaiheet

1. Aloitus

Projekti täytyy aloittaa, eikös? Aloitusvaihe sisältää kaiken sen, mikä tapahtuu tarjouksen hyväksynnän ja ensimmäisen varsinaisen workshopin välillä.

Seuraavassa aloitusvaiheen tyypillisiä sisältöjä sekä niiden vastuut:

• Sopimusneuvottelut (yhdessä)
• Alustavan projektisuunnitelman ja aikataulun laatiminen (me)
• Toimittajan projektiryhmän resursointi ja sisäiset aloituspalaverit (me)
• Projektin aloituspalaveri (yhdessä)
  • Projektiryhmien esittäytyminen
  • Projektin vaiheistus
  • Aikataulu
  • Vastuut
  • Kommunikaatiovälineet
  • Budjetti ja laskutuskäytänteet

Aloituspalaverin jälkeen kaikille osapuolille tulisi olla selvää, mitä tulee tapahtumaan missäkin vaiheessa ja kuka mistäkin vastaa.

2. Määrittely ja suunnittelu

Tämä on tuloksellisen verkkosivuston uudistuksen tärkein yksittäinen työvaihe. Tässä vaiheessa tarkennetaan mitä tehdään, miksi se tehdään ja miten se tehdään.

• Strateginen suunnittelu
• Palvelumuotoilu
• Design
• Kirjallinen määrittely

Työvaihe koostuu pääosin meidän omatoimisesta työskentelystämme ja asiakkaan kanssa käytävistä työpajoista, joissa esittelemme ehdotuksiamme ja tuotoksiamme.

Työvaiheen konkreettisia lopputuloksia ovat muun muassa:

• Kirjallinen määrittely, joka kuvaa suunnitellut sisältömoduulit ja integraatiot sanallisesti
• Sisältö- ja osoiterakennesuunnitelma
• Sisältötyypit ja sisältöjen luokittelut eli taksonomiat
• Käyttäjäpolkusuunnitelma
• Mittaussuunnitelma

Työvaihe etenee kahden viikon sprinteissä aihealueittain: kussakin määritellään, suunnitellaan, dokumentoidaan, iteroidaan ja hyväksytään tuotokset, ennen kuin siirrytään seuraavaan aihealueeseen.

Kaikki suunnitelmat perustuvat asiakkaan tarjouspyyntöön.

Kaikki suunnitelmat peilataan asiakkaan tarjouspyyntöön, mikä helpottaa mahdollisten lisätöiden tunnistamista ja dokumentointia työvaiheen aikana.

3. Tekninen toteutus

Kun määritelmät ja suunnitelmat on hyväksytty, päästään ohjelmistokehityksen pariin.

Työvaiheessa luodaan teknisen kehityksen backlog, eli työtehtävien jono. Backlog pitää sisällään kaikki edellisessä työvaiheessa suunnitellut näkymät ja toiminnallisuudet sekä esimerkiksi verkkosivuston arkkitehtuurin pystyttämisen ja testauksen työvaiheet.

Työtehtävien toteuttamisen työmäärät arvioidaan yksityiskohtaisesti, jonka jälkeen kehitys alkaa – jälleen kahden viikon sprinteissä. Sprintit suunnitellaan ja toteutetaan aihealueittain.

Kukin yksittäinen tekninen työtehtävä kulkee seuraavan prosessin läpi teknisten sprinttien aikana:

1. Tekninen toteutus
2. Testiympäristöön vienti
3. Testaus
4. CR (Code Review) vastuukehittäjän toimesta
5. DR (Design Review) vastuusuunnittelijan toimesta
6. Hyväksyntä
7. Valmiina esiteltäväksi asiakkaalle
8. Esittely asiakkaalle

Esittelemme tekniset tuotokset asiakkaallemme kahden viikon välein myös sisällönhallinnallisista syistä. Tällöin asiakas pääsee syöttämään sisältöä jo verkkosivuston teknisen toteutuksen aikana, eikä vasta sen jälkeen.

Kahden viikon kehityssprinttejä suoritetaan niin kauan, että kaikki tekniset työtehtävät on suoritettu ja esitelty asiakkaalle.

4. Lopputestaus

Ennen kuin sivusto luovutetaan asiakkaalle hyväksyntätestaukseen ja sisällönsyöttöön, suoritamme lopputestauksen varmistaaksemme, että kaikki on toteutettu suunnitellusti sprinttien aikaisten testien jälkeen. Vaihe pitää sisällään muun muassa:

• Toiminnallisuuksien testauksen
• Selaintestauksen
• Saavutettavuustestauksen
• Suoritustestauksen
• Integraatioiden testauksen ja virheiden käsittelyn

Laadunvarmistukseen hyödynnetään niin tässä työvaiheessa kuin teknisen toteutuksen aikana Code Reviewiä, Quality Assurancea, Code Lintingiä ja Design Reviewiä (pardon our Finglish).

5. Sisällönsyöttö ja hyväksyntätestaus

Asiakkaan hyväksyntätestaus on luonnollista tehdä varsinaisen sisällönsyötön työvaiheen aikana, jolloin asiakas todella käyttää verkkosivustoa.

Hyväksyntätestaus

Asiakas pääsee suorittamaan loppu­testauksen projektin aikana hyväksyttyjen kirjallisten määrittely­aineistojen sekä suunnittelu­dokumenttien pohjalta.

Hyväksyntätestaus suoritetaan seuraavasti:

1. Luomme tuotantoympäristöä vastaavan testausympäristön asiakkaan käyttöön
2. Testaajat käyvät läpi ennakkoon sovitut testitapaukset sekä suorittavat vapaamuotoista testausta ja sisällönsyöttöä
3. Huomiot kirjataan laatimaamme hyväksyntä­testaus­taulukkoon
4. Taulukkoon kirjatut huomiot käydään yhdessä läpi suullisesti

Kaikki mahdolliset löydökset korjataan ennen palvelun julkaisua. Mahdolliset ongelmat käsitellään seuraavan prosessin mukaisesti:

1. Virheen tunnistaminen ja dokumentointi (asiakas)
2. Korjauksen toteutus (me)
3. Koodikatselmointi (me)
4. Uudelleentestaus (me)
5. Lopullinen hyväksyntä (asiakas)

Sisällöntyöttö

Vaikka julkaistavan verkko­palvelun hallinnan käyttö­liittymä pyritään tekemään mahdollisimman selkeäksi ja intui­tiiviseksi, pidämme aktiivisesti huolta asiakkaastamme sisällönsyötön aikana.

Projektin aikana asiakkaan eri käyttäjäryhmät koulutetaan sisällönsyöttöön. Tyypillisesti käyttäjäryhmät jakautuvat vähintään kahteen: pääkäyttäjiin ja sisällönsyöttäjiin.

Sisällönsyötön osaaminen varmistetaan seuraavasti:

• Sisällönsyöttökoulutukset
• Sisällönsyötön aikaiset päivittäiset tukipalaverit
• Sisällönsyöttökoulutusten retrospektiivit kahden viikon ajan sisällönsyötön jälkeen
• Video- ja tekstimuotoiset käyttöohjeet

6. Julkaisu

Sivusto julkaistaan huolelli­sesti laaditun julkaisu­aikataulun mukaisesti.

Julkaisu­vaiheeseen kuuluu valmistelu­työ, itse julkaisu sekä julkaisun jälkeiset testaukset. Tämän jälkeen projekti tai sen osa­koko­naisuus on toimitettu, ja voidaan siirtyä jatkokehitys- ja ylläpito­vaiheeseen. 

Julkaisuvaihe suoritetaan tyypillisesti meidän ja mahdollisten 3. osapuolten (kuten nimipalveluiden hallitsijat) kanssa ilman, että asiakkaan täytyy olla aktiivisesti mukana julkaisutoimenpiteissä.

Julkaistu verkkosivusto on tärkeä uusi kokonaisuus, mutta toisaalta vasta yhteistyön alku.

7. Huolenpito

Projekti on päättynyt, mutta yhteis­työ ei.

Pyrimme asiakkuuksissamme pitkä­kestoiseen kumppanuus­malliin, jossa olemme yhteis­ymmärryksessä siitä, että julkaistu verkkosivusto on tärkeä uusi kokonaisuus, mutta toisaalta vasta yhteistyön alku. Haluamme tukea asiakkaitamme pitkäkestoisesti ja proaktiivisesti – luoden todennettavaa lisäarvoa. 

Asiakassuhde ei siis pääty toimitusprojektin valmistumiseen, vaan se jatkuu pitkäjänteisenä ja kehittyvänä yhteistyönä. Panostamme aktiiviseen viestintään, jatkuvaan kehittämiseen ja asiakastyytyväisyyteen, jotta verkkosivusto tukee asiakkaan liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla myös tulevaisuudessa. 

Kokemuksemme mukaan meidän on toimittava proaktiivisena jatko­kehitys­kumppanina, eikä vain reagoida asiakkaan pyyntöihin. Siksi sitoudumme yhteisissä kehitys­palavereissamme esittämään asiakkaillemme jatko­kehitys­ajatuksia eri näkö­kulmista: 

• Trendit ja parhaat käytännöt – uusimmat teknologiat, UX/UI-suunnittelun kehitys, automaatio ja optimointi
• Lainsäädäntö ja vaatimukset – esimerkiksi saavutettavuus ja tietosuoja
• Sisältö ja käyttökokemus
• Toiminnallisuudet ja integraatiot
• Data ja analytiikka

Lisäksi Huolenpitoon sisältyy totta vie myös jatkuva asiakastuki sekä palvelun ylläpito:

• Ennakoiva seuranta, joka varmistaa palvelun suorituskyvyn ja turvallisuuden
• Nopeat korjaukset kriittisissä virhetilanteissa tai kiireellisissä muutostapauksissa
• Päivittäinen tuki asiakkaan ylläpitäjille
• WordPress-päivitykset (sis. lisäosat)

Yhteenveto

Saattaa kuulostaa helpolta. Sitä se on kuitenkin vain, jos verkkosivuprojektin eri vaiheisiin oikeasti keskitytään myös projektin johtamisen näkökulmasta.

Terkuin, Isto

Isto Karttunen

Senior Project Manager