Juttu on ensimmäinen kymmenosaisesta verkkosivu- ja verkkokauppaostajan käsikirjasta. Olemme koonneet kaikki loputkin artikkelimme yhteen ja luoneet siitä Ostajan Oppaan. Kirjoitukset ovat mahdollisimman ymmärrettäviä ja konkreettisia. Juttusarjan on tarkoitus auttaa asiakkaitamme ja potentiaalisia sellaisia kohti verkkopalvelu-uudistusta. Asiaan.
Tarjouspyyntö ja kilpailutus ovat ensimmäinen vaihe kohti nettisivu-, webbisaitti-, verkkosivu-, verkkosivusto- (nämä ovat muuten siis sama asia) tai verkkokauppauudistusta. Tässä artikkelissa käsittelemme verkkopalveluita. Termi siis käsittää verkkosivustot ja verkkokaupat.
Kirjoituksen on tarkoitus auttaa verkkopalveluiden ostajia mahdollisimman tehokkaaseen toimintaan. Tämän artikkelin ohjeistusta noudattamalla ostajat saavat laadukkaita, ja mikä tärkeintä, vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjoajat siis tarjoavat samaa asiaa. Meitä toimittajia laadukkaat tarjouspyynnöt ja selkeät kilpailutusprosessit puolestaan auttavat toimimaan selkeämmin ja tehokkaammin. Win-win siis.
Lähtötilanne ja tarjouspyyntövaihtoehdot
Verkkopalveluostajan lähtötilanne hankkeeseen on aina jompikumpi seuraavista: 1) Ostaja on kyennyt kuvaamaan tarpeensa tarpeeksi tarkasti. 2) Tai sitten ei ole. Toisin sanoen hankkeen palvelumuotoilu ja määrittely on joko tehty tai se on tekemättä. Vertailukelpoisia tarjouksia ei ole mahdollista saada ilman määrittelytyötä. Määrittelytyötä ei puolestaan voi, tai ainakaan kannata, tehdä ilman palvelumuotoilua.
Pienemmissä hankkeissa (tai ostajan henkilöstön ollessa rautaisia verkkopalveluasiantuntijoita) ostajaorganisaation on mahdollista tehdä määrittelytyö itse. Isommissa ja kompleksisemmissa verkkopalveluhankkeissa se on vaikeaa, sillä ostaja ei tietenkään osaa ottaa huomioon kaikkia, muun muassa työmääriin vaikuttavia tekijöitä tai palvelumuotoilussa huomioitavia asioita. Ei siis kannata säikähtää sanaa määrittely.
Pienemmissä hankkeissa ostajaorganisaation on mahdollista tehdä määrittelytyö itse. Isommissa ja kompleksisemmissa verkkopalveluhankkeissa se on vaikeaa.
Esimerkki etusivun ’’määrittelystä’’ ja määrittelystä:
Ei-niin-hyvä määrittely etusivusta:
”Tarvitaan etusivu. Etusivun pitää olla näyttävä ja sen pitää kuvata meidän toimintaamme hyvin.”
Hyvä määrittely etusivusta:
”Etusivu suunnitellaan ja toteutetaan olemaan verkkopalvelun näyttävin yksittäinen sivu. Suunnittelussa toivotaan hyödynnettävän näyttävää ja isoa kuvapintaa. Asiakas kykenee tuottamaan laadukasta kuvamateriaalia, jonka tarjoaa toimittajalle suunnittelun tueksi. Etusivulle tarvitaan seuraavia moduuleita:
- näyttävä hero-elementti, johon voi laittaa kuvan tai taustavideon. Jos video, se toistetaan palvelimelta, eikä esim. Youtube-upotuksessa. Karusellitoiminnallisuutta heroon ei tarvita. Heroon toivotaan ominaisuus, että siihen voi lisätä otsikon, ingressin ja painikkeen.
- otsikko + ingressi -elementti, johon voidaan manuaalisesti asettaa myös CTA-painike tarvittaessa.
- ajankohtaista-nostoelementti, johon listataan automaattisesti kolme tai kuusi tuoreinta artikkelia.
- kuva + otsikko + painike -elementti, jolla voidaan ohjata tehokkaasti käyttäjää esimerkiksi ottamaan yhteyttä.
- some-syöte.”
Tarjouspyynnön sisältö
Tarjouspyynnön tärkein sisältö – määrittelydokumentaatioliite – onkin jo käsitelty. Mistä se itse tarjouspyyntö sitten koostuu? Seuraava pohja on varsin suositeltava edellä mainitulle 1. tyypin tarjouspyynnölle:
Tarjouspyyntö, XXXX.com, uuden verkkopalvelun toteuttaminen.
Projektin palvelumuotoilu- ja määrittely on jo suoritettu, ja määrittelydokumentaatio löytyy tarjouspyynnön liitteenä.
Asiakas
*Tähän lyhyt kuvaus ostajan organisaatiosta.*
Työn aikataulu ja sisältö
Projekti sisältää asiakkaan uuden verkkopalvelun toteuttamisen määrittelydokumentaation mukaisesti ilman poikkeuksia tai kompromisseja. Määrittelydokumentissa kuvataan hankkeen tarpeet, tavoitteet ja vaatimukset. Suosittelemme tutustumaan siihen huolella.
Tarjoukseen tulee sisältyä:
- ehdotus projektin läpivientikäytännöistä ja työkaluista
- kuvaus toimittajan työryhmästä, projektin vaiheistuksesta ja aikatauluehdotus
- mahdollisimman tarkka, työvaihekohtainen kiinteä hinnoittelu
- tarkka kuvaus ylläpito- ja jatkokehityspalveluista
- kolme vastaavanlaista referenssiä ja ko. hankkeiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot.
Hanke aloitetaan välittömästi kilpailutuksen jälkeen. Sivuston tulee olla valmis julkaistavaksi viimeistään X.XX.XXXX. Toimittajan tulee kyetä sitoutumaan sopimussakkoon, jos viivästys julkaisulle aiheutuu toimittajasta.
Kilpailutuksen aikataulu
- Toimittajilta pyydetään vahvistus kilpailutukseen osallistumisesta X.XX.XXXX mennessä
- Kysymyksiä tarjouspyyntöstä voidaan esittää X.XX.XXXX saakka. Kaikki kysymykset ja vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille viimeistään X.XX.XXXX.
- Tarjous tulee toimittaa viimeistään X.XX.XXXX.
- Tarjouksen tulee olla voimassa X.XX.XXXX saakka.
- Käsittelemme tarjoukset ja valitsemme kumppanin X.XX.XXXX mennessä.
- Pidämme optiona sitä, että pyydämme valitut toimittajat tarkempaan keskusteluun etäpalaverin muodossa aikavälillä X.XX.–X.XX.XXXX.
Pienemmissäkin kilpailutuksissa tarjouksen jättöpäivämäärä kannattaa asettaa aikaisintaan kahden viikon päähän tarjouspyynnön lähettämisestä. Laadukkaat tarjoukset eivät synny hetkessä.
Osallistujat
Tarjouspyyntö on lähetetty neljälle (4) toimittajaehdokkaalle.
Budjetti
Verkkopalvelu-uudistuksen maksimibudjettihaarukka on XX 000 – XX 000 €.
Miksi ihmeessä ostaja kertoisi budjettikokoluokan toimittajille?
1) Ostaja ei halua saada tarjouksia, jotka ylittää maksimibudjetin reilusti.
2) Toimittajat eivät halua käyttää aikaansa tarjouspyyntöihin, joista näkee heti, että ostajan budjetti ja tarpeet eivät kohtaa sitten millään.
Kun budjetti tulee tietoon etukäteen, voi toimittaja suositella eri profiilin toimittajia, jotka voisivat mahdollisesti palvella ostajaa tavalla tai toisella kustannustehokkaammin. Vaihtoehtoisesti toimittaja voi myös keskustella ostajan kanssa tarpeiden karsimisesta.
Juuri viime viikolla olin jälleen mukana tarjouskilpailussa, jossa ostajan suhteellisen kattavien vaatimusten mukainen tarjouksemme oli arvoltaan 21 000 €. Asiakkaan budjetti – jota ei kerrottu etukäteen – osoittautui olevan n. 5 000 €. Minä ja asiantuntijamme käytimme aikaa tarjouksen tekoon tuntitolkulla, ja ostaja joutui käyttämään reilusti aikaa yli 20-sivuisen tarjouksemme tutkimiseen. Seuraavaksi keskustelu jatkuu huomattavasti, noin neljä kertaa, yksinkertaisemman toteutuksen tiimoilta.
Lisätiedot
Tarkentavat lisätiedot ja kysymykset voi osoittaa sähköpostitse osoitteeseen matti.meikalainen@into-digital.fi tarjouspyynnön aikataulun mukaisesti.
Liitteet
Liite 1: Palvelumuotoilu- ja määrittelydokumentaatio
Liite 2: Graafinen ohjeisto
Liite 3…
Tsemppiä kilpailutukseen!
Terveisin
Mäki
Aapo Mäki
Aapo on Into-Digitalin toimitusjohtaja, osakas, intohimoinen myyjä, verkkopalvelusuunnittelun laaja-alainen taitaja sekä iänkaikkinen FC Barcelona -fani.
aapo.maki@into-digital.fi 050 330 8959