Projektin suunnittelu ja käynnistäminen – verkkopalvelun ostajan opas, osa 2/10

Tämä on toinen osa kymmenosaisesta verkkosivu- ja verkkokauppaostajan oppaasta. Ensimmäinen osa tarjoili vinkkejä tarjouspyynnön laatimiseen ja hankkeen kilpailuttamiseen. Olemme myös koonneet kaikki loputkin artikkelimme yhteen ja luoneet siitä Ostajan Oppaan.

Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Ehkä tämä ei ihan täysin pidä paikkaansa verkkopalveluprojektissa, mutta projektin ensimmäiset metrit kyllä ennustavat melko varmasti koko projektin etenemisen. Jos homma on hanskassa heti alusta, se on helppo pitää raiteillaan loppuun saakka. Tavoitteiden kirkastaminen, riskien tunnistaminen ja yhteisten toimintatapojen sopiminen antavat projektille hyvät alkuvauhdit.

Käytännössä verkkopalveluprojekti alkaa usein jo ennen tarjouksen lähettämistä, kun määritellään, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Tässä kohtaa on yleensä jonkinlainen käsitys projektin laajuudesta ja alustavasta aikataulusta. Moni asia kuitenkin tarkentuu vasta matkan varrella. Kun tarjous on hyväksytty ja toimittaja valittu, päästään tositoimiin.

Ensitöiksi on sovittava aloituspalaveri

Projektin ensimmäinen askel on starttipalaverin aikatauluttaminen kaikkien asianosaisten kalentereihin. Näin projektille saadaan selkeä alkupiste. 

Inton omissa projekteissa me koostamme aloituspalaverin materiaalin, ja asiakkaalta toivomme lähinnä innostunutta mieltä ja omasta näkökulmasta tarkennettavien ja selvennettävien asioiden tunnistamista. Joskus projektin suunnitelmat ovat saattaneet muuttua tai tarkentua tarjouksen jättämisen jälkeen, ja näistä asioista on hyvä keskustella avoimesti heti alussa.

Meillä aloituspalaverin agenda on kutakuinkin seuraavanlainen:

• projektiryhmien esittäytyminen
• projektin tavoitteet
• työnjako ja vastuut
• projektinhallintatyökalut ja palaverikäytännöt
• projektin vaiheistuksen tarkempi läpikäynti
• alustava aikatauluehdotus
• mahdolliset muut asiat, esim. sisältörakenteen tai muiden etukäteen valmisteltujen materiaalien käsittely
• avoimet kysymykset ja selvitettävien asioiden listaaminen yhdessä
• seuraavat todo:t.

Starttipalaverissa paitsi käsitellään projektin kannalta olennaisia asioita, myös projektiryhmät pääsevät tutustumaan toisiinsa. Nimien oheen tulevat kasvot ja ilmeet.

Erityisesti projektia suunniteltaessa ideoita ja ajatuksia herää paljonkin, ja kirkastetut tavoitteet ohjaavat ajattelua olennaisten asioiden äärelle

Kirkasta projektin tavoitteet ja tunnista riskit

Projektin tavoitteet on hyvä käydä porukalla läpi projektin alussa. Näin kaikilla on kirkkaana mielessä, mitä lähdetään tavoittelemaan. Erityisesti projektia suunniteltaessa ideoita ja ajatuksia herää paljonkin, ja kirkastetut tavoitteet ohjaavat ajattelua olennaisten asioiden äärelle. Monet hyvät ideat toteutetaan jatkokehityskohteina verkkopalvelun julkaisun jälkeen, mutta jotta projekti saadaan aikataulussa ja budjetissa maaliin, kaikkea ei voida tehdä kerralla.

Konkreettisia tavoitteita verkkosivu- ja verkkokauppaprojekteille voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• selkeämpi sisältörakenne ja tiedon parempi löytyminen verkkopalvelusta
• käyttäjien aktivointi toimintaan (esim. yhteydenotot, ostot, lahjoitukset)
• analytiikan kehittäminen
• verkkopalvelun saavutettavuus
• käytettävyyden kehittäminen 
• helppokäyttöinen hallinta ja ylläpidettävyys
• moderni design ja tekninen toteutustapa.

Samalla kun puhutaan projektin tavoitteista, on hyvä tunnistaa projektin mahdolliset riskit, jotta niihin osataan varautua projektin edetessä. Usein tekniikan näkökulmasta riskit liittyvät puolitiehen jääneisiin määrittelyihin ja integraatioihin. Mitä enemmän avoimia asioita on heti alkuun, sitä suurempi riski on, että projekti lähtee ainakin aikataulullisesti venymään. Asiakkaan puolella aikataululliset riskit konkretisoituvat, jos esimerkiksi sisällöntuotantoon ei olekaan varattu tarpeeksi aikaa.

Yhteiset toimintatavat ovat avain onnistuneeseen projektiin

Jotta projekti voi edetä sutjakasti, kaikkien osallisten on oltava kartalla siitä, mikä asia on kenenkin vastuulla. Tämä vaatii selkeää kommunikointia, ja vähän rautalankaakin, koko projektin ajan, mutta perustyönjako on hyvä käydä läpi heti projektin alussa.

Inton projekteissa työnjako yleensä menee seuraavasti: Asiakkaan vastuulla on sisältörakenteen viimeistely, muut mahdolliset linjaukset, palavereihin ja koulutuksiin osallistuminen, aktiivinen ja avoin kommentointi sekä sisällön toteutus ja syöttäminen julkaisualustalle. Toki näistäkin sovitaan aina projektikohtaisesti. Meidän vastuullamme puolestaan on loput projektin työvaiheista, aina projektin kokonaisvaltaisesta läpiviennistä visuaaliseen suunnitteluun ja tekniseen toteutukseen. 

Kommunikaation roolia projektissa ei voi yksinkertaisesti aliarvioida. Tämän vuoksi projektimalliimme kuuluu olennaisesti sekä pidemmät työpalaverit että 15–30 minuutin säännölliset viikkopalaverit. Viikkopalavereja pidetään niin koko projektitiimin voimin kuin sisäisestikin. Työpalavereissa käsitellään laajempia kokonaisuuksia, kuten sisältörakennetta, rautalankoja, layouteja ja teknisen toteutuksen esikatselua. Nämä palaverit on hyvä saada kalentereihin heti projektin alussa, tai ainakin on hyvä tunnistaa tarpeet, joiden tiimoilta on hyvä istua yhdessä alas.

Palaverien lisäksi yhteiset projektityökalut avittavat kommunikaatiota. Yleensä käytämme asiakkaiden kanssa viestimiseen joko Slackia tai Microsoftin Teams-palvelua. Teamsin etu on siinä, että kaikki projektin materiaalit pysyvät samassa paikassa kuin niiden ympärillä käyty keskustelu. Tärkeää on vähentää sähköpostipingistä ja mahdollistaa koko projektiryhmän pääsy käytyihin keskusteluihin. Tärkeintä on kuitenkin valita sellainen työkalu, jonka käyttö on kaikille projektiryhmäläisille luonnollista eikä uuden opetteluun tuhraannu liikaa aikaa.

Sisäisesti käytämme projektinhallintaan Favro-nimistä kanban-työkalua ja tarvittaessa järjestämme sinne pääsyn myös koko projektitiimille. Favrossa seurataan projektin edistymistä viikkotasolla sekä päätetään, kuka tekee mitäkin ja mitkä projektin osaset otetaan seuraavaksi työn alle. Suunnittelutyön teemme Adobe XD -ohjelmistolla, ja toteutamme sekä rautalangoista että layouteista aina klikattavat prototyypit, jotta myös käyttökokemuksen arviointi ja kommentointi on mahdollisimman helppoa. Suunnitelmista toimitamme aina projektiryhmälle linkin, jonka kautta pääsee tutustumaan suunnitelmiin rauhassa ja kommentoimaan niitä.

Aikatauluja, aikatauluja

Asiakkaalla on suorastaan velvollisuus vaatia toimittajalta aikataulu projektin etenemisestä. Aikatauluksi ei riitä se, että verkkosivusto on valmis julkaistavaksi helmikuussa 2020. Aikataulusta on käytävä ilmi, miten mikäkin vaihe projektissa etenee, kuinka paljon ne vievät aikaa ja koska asiakkaalta tarvitaan panostusta kommentointiin tai muuhun osallistumiseen. 

Meillä aikatauluun piirretään mahdolliset sisällön suunnittelut ja määrittelyt, rautalankojen ja layoutin suunnittelu (erikseen, kommenttikierrokset huomioiden), tekniseen toteutukseen menevä aika, sisällön syöttäminen sekä teknisiin viilauksiin, testaukseen ja julkaisuun liittyvät toimenpiteet.

Aikataulu on hyvä aina käsitellä aloituspalaverissa koko projektiryhmän voimin, ja usein siihen tuleekin muutoksia, kun asiat jutellaan kertaalleen yhdessä läpi. Asiakkaana on hyvä tunnistaa, kuinka paljon aikaa tarvitaan kommenttikierroksiin ja sisäisiin linjauksiin: jos esimerkiksi verkkosivuston leiskat kiertävät kommenteilla johtoryhmää myöten, tämä ei onnistu parissa päivässä. Jos taas projektiryhmällä on valtuudet tehdä päätöksiä, voi kommenttikierrokseen hyvinkin riittää alle viikko.

Heti projektin alussa on hyvä hyväksyä universaali aikataulujen laki: aina tulee muutoksia. Siksi ensiarvoisen tärkeää on tunnistaa tilanteet, jotka vaikuttavat aikatauluun, ja tämän jälkeen päivittää aikataulua. Näin koko projektiryhmä pysyy kärryillä siitä, mitä tehdään milloinkin, ja viime metrien “miksi tätäkään ei ole vielä tehty?!” -kaaokselta vältytään.

Kokemus on osoittanut, että olipa kyseessä mikä tahansa selvitettävä asia, sen kanssa ei kannata viivytellä. Esimerkiksi projektissa, jonka läpimenoajaksi on suunniteltu kahdeksan viikkoa, useamman viikon ajan radiohiljaisuutta viettävä kolmannen osapuolen toimittaja voi koitua nopeastikin projektin tulpaksi.

Selvitä avoimet asiat ennemmin aiemmin kuin myöhemmin

Tämä viimeisimpänä muttei missään nimessä vähäisimpänä. Jokaisessa projektissa on selvitettäviä asioita – toisissa enemmän, toisissa vähemmän. Aloitusvaiheessa epäselvää voi olla esimerkiksi sisältörakenne, integraatioiden toteutukset, toiminnallisuuksien tarkemmat määrittelyt tai palvelinratkaisut.

Me Intolla yleensä hoidamme projektissa suurimman osan teknisistä selvittelyistä, jotta asiakkaan ei tarvitse toimia nörttijargonin välikätenä. Jotkin asiat, kuten linjaukset halutuista toiminnoista, sisältörakenteesta tai graafisen ohjeiston käytöstä, siirtyvät asiakkaan päähän päätettäviksi. 

Kokemus on osoittanut, että olipa kyseessä mikä tahansa selvitettävä asia, sen kanssa ei kannata viivytellä. Esimerkiksi projektissa, jonka läpimenoajaksi on suunniteltu kahdeksan viikkoa, useamman viikon ajan radiohiljaisuutta viettävä kolmannen osapuolen toimittaja voi koitua nopeastikin projektin tulpaksi. Siksi mitä nopeammin avoimia asioita päästään selvittämään, sitä pienemmällä todennäköisyydellä ne muodostuvat pullonkaulaksi.

Alku hyvin, kaikki hyvin

Välillä projekti-innostus pääsee kasvamaan niin suureksi, että alun suunnittelu meinaa unohtua, mutta utopiaan siitä, että kaikki järjestyy kuin itsestään, ei kannata tuudittautua liikaa. Projektin suunnittelu ja käynnistäminen vaatii perusteellisesti tehtynä aikaa ja vaivaa, mutta kaikki alkuvaiheessa tehty työ maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin projektin edetessä. 

Kun projektinjohdon osuus verkkopalveluhanketarjouksessa huimaa päätä (noin 15–20 prosenttia koko hankkeesta eli tuhansia euroja), on hyvä muistaa, että myös laadukas proikkarointi on asiantuntijatyötä siinä missä UX/UI-suunnittelu ja koodaaminenkin. Ja se myös pitää stressikäyrän kurissa.

Terkuin
Ida

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!