1. Ymmärrät mitä ja miksi olet oikeastaan tekemässä
Vaatimusmäärittely saattaa kuulostaa vähän paperiselta, ja sitä se periaatteessa onkin. Lopputuloksena kun tosiaan on dokumentti, paperinen tai pdf, vaikka nettisivut pitäisi saada aikaiseksi. Vaatimusmäärittely on kuitenkin ehkä tärkein vaihe koko verkkopalvelusi uudistusprojektissa. Jos projektin perustukset kusevat heti alkumetreiltä tai sellaisia ei ole ollenkaan, niin pitkää ikää ei voi luvata kuin projektille itselleen.
Verkkopalvelun vaatimusmäärittelyssä on nimittäin kyse siitä, että suunnitellaan, mitä ja miksi ollaan tekemässä ja miten se tehdään. Tarkoituksena on kuvata verkkopalvelusi tarkoitus ja tärkeimmät tavoitteet. Näiden perusteella selvitetään, miten verkkopalvelun pitäisi toimia ja miten tällainen verkkopalvelu toteutetaan. Eli ensin tutkitaan ja sitten vasta hutkitaan.
2. Määrittely pistää projektin ojennukseen heti päivästä yksi
Huolellinen määrittelytyö on edellytys sille, että projektista voidaan tehdä tarkka ja kattava kuvaus ja kustannusarvio. Kun määrittely on tehty huolellisesti, myös varsinainen projektin suunnittelu ja toteutus etenee sujuvasti. Verkkoprojektin vaatimusmäärittely sisältää sen vuoksi tyypillisesti ainakin tällaisia asioita:
- Tarkoitus ja tavoitteet (konkreettisia, mitattavia)
- Käyttäjät
- Sisältörakenne ja sisältö
- Käyttöliittymä ja visuaalinen ilme (listataan tarvittavat sivupohjat ja näkymät)
- Toiminnallisuudet (esim. lomakkeet, kartat, kyselyt, testit, laskurit jne.)
- Integraatiot muihin järjestelmiin
- Tekninen toteutustapa
- Tekniset reunaehdot
- Testaus ja julkaisu
- Ylläpito ja jatkokehitys
- Tarvittavat resurssit
3. Säästät vaatimusmäärittelyn ansiosta ihan sikana rahaa ja koska ROI
Mutta eikös sellaisesta määrittelyhommasta ole vaan ylimääräistä vaivaa ja rahanmenoa, kun pitäisi päästä tekemään jo? No ei sitä toki ole tarkoitus hinkata viikkotolkulla. Vaatimusmäärittelyn kustannusten tulisi olla vain pieni osa varsinaisen suunnittelun ja toteutuksen kustannuksista. Tai oikeammin: investointisi vaatimusmäärittelyyn on tarkoitus varmistaa, että investointisi uuteen verkkopalveluusi on mahdollisimman kannattava. Vaatimusmäärittelyssä pihistely kostautuu myöhemmin, kun sitä joutuu kuitenkin tekemään lennosta ja homma menee soutamiseksi ja huopaamiseksi – ja käy kalliimmaksi.
Jos teet vaatimusmäärittelyn itse (älä ihan oikeasti tee, et osaa etkä edes voi), siihen menee aikaa ja hermot ja lopputuloksena ei siltikään ole vaatimusmäärittely. Et toisaalta pysty tilaamaan valmista vaatimusmäärittelydokumenttia keltään konsulentiltakaan, koska kukaan ulkopuolinen ei voi telepaattisesti ymmärtää bisneksiäsi ja niiden tavoitteita.
Vaatimusmäärittelyn tekeminen on yhteistyötä, jossa sinä kerrot, mitä ja miksi haluat ja verkkopalvelun suunnittelija (joka voi olla eri kuin toteuttaja) sorvaa sen pohjalta pätevän määrittelyn. Usein määrittelyyn osallistuu myös eri järjestelmätoimittajien edustajia. Jos kaavailemasi palveluntarjoaja nikottelee vaatimusmäärittelyn kanssa, juokse pakoon tai lausu ainakin pieni rukous, että kaikki kääntyy silti parhain päin.
4. Pystyt kilpailuttamaan varsinaisen suunnittelun ja toteutuksen
Huolellisen vaatimusmäärittelyn tarkoituksena on myös se, että pystyt kilpailuttaman järkevästi varsinaisen verkkopalvelun suunnittelun ja toteutuksen. Kun tarjoajat tietävät mitä pitäisi syntyä ja millä reunaehdoilla, pystyvät tarjoajat tekemään vertailukelpoiset tarjoukset.
Kun tarjoukset sitten ovat vaatimusmäärittelyn ansiosta vertailukelpoisia, kannattaa vertailla samalla paljon muutakin kuin hintaa – eli mitä, miten ja millä lihaksilla eri ehdokkaat aikovat homman toteuttaa.
5. Saat projektillesi hinnan ja aikataulun, jotka eivät veny kuin pullataikina
Kun vaatimusmäärittely on tehty huolellisesti, verkkoprojektin toimittajan on mahdollista antaa sille kiinteä hinta. Tämä voi olla kannaltasi kiinnostava vaihtoehto, jos (joskus ihan aiheellisena) huolenasi on projektin paisuminen ja kustannusten karkaaminen käsistä.
Eikö olekin mahtavaa, kun ei tarvitse jännittää, montako htp:tä webbipajalta on taas viime kuussa sattunut uusien kotisivujesi pusaamiseen menemään? Maksat tuloksista etkä tunneista, millä voi olla yllättävän suotuisa vaikutus myös aikatauluissa pysymiseen.
6. Kaikenlaiset tylsät pikkuasiatkin tulevat huomioiduksi
Verkkoprojekteissa on aina niin monenmoista pientä muistettavaa ja pohdittavaa.
Mitä tapahtuu sitten, kun uusi palvelu on toimitettu? Kuka sitä ylläpitää ja millä palvelimilla? Tai synkkaako uusi verkkokauppasi alkuunkaan taloushallinnon ohjelmistosi kanssa? Millä kaikilla kielillä kotisivusi nyt pitikään olla? Mikä saavutettavuus? Kuka luo ja kuka ne sisällöt sitten päivittää julkaisujärjestelmään? Mistä ja miten käyttäjien pitäisi nettisivuillesi valua? Tehdäänkö bannerit kanssa?
No vaatimusmäärittelydokumentistahan ne löytyvät! Kaiken lisäksi voit kurmoottaa projektin toteuttajaa oikeen huolella, jos se tekee jotain ihan muuta kuin on parhaimmillaan yhdessä vaadittu. Vaatimusmäärittelydokumentti ei ole soppari, mutta kyllä se vähintään liitteeksi kannattaa ottaa. Dokumentin perimmäinen tarkoitus on tietysti luoda raamit projektin onnistuneelle suunnittelulle ja toteutukselle, mutta toimii se myös vakuutuksena toimittajasi huonon päivän varalle.
Terveisin, Mäki
Aapo Mäki
Aapo on Into-Digitalin toimitusjohtaja, osakas, intohimoinen myyjä, verkkopalvelusuunnittelun laaja-alainen taitaja sekä iänkaikkinen FC Barcelona -fani.
aapo.maki@into-digital.fi 050 330 8959