Verkkopalvelun projektipäällikön 10 kultaista sääntöä

Listasin 10 asiaa (verkkopalvelu-)projektin johtamisesta, joita olemme täällä Intolla joskus kantapäidemmekin kautta oppineet. Ja opettelemme kaikin tavoin edelleen. Johtaminen on siitä metka laji, ettei siinä koskaan voi tulla täydelliseksi. Jos jonain päivänä siltä tuntuu, kannattaa vaihtaa hommia.

Lista ei ole tyhjentävä, mutta aika pitkälle aloitteleva proikkari jo tällä pääsee. Toisaalta jos luet tätä verkkopalvelun tilaajana, ainakin näitä perusasioita sinun on verkkopalvelun toimittajaltasi lupa vaatia. Kaikki ne vaikuttavat elämääsi asiakkaana ja tulevana verkkopalvelun omistajana.

1. Projektilla on alku

Kickoff-palaveri on hyvä lähtölaukaus projektille. Huonokin kickoff on parempi kuin ei mitään – kunhan se tarkoittaa sitä, että sekä toimittajan että tilaajan projektioletetut kokoontuvat livenä yhteen. Tai no, juuri tässä hetkessä mieluummin ei-livenä. Verkkopalvelun toimittavat ihmiset ihmisille, vaikka laskut kulkevatkin firmalta firmalle. Kickoff on hyvä tilaisuus tutustuttaa ihmisiä toisiinsa, ja se jos mikä on ensiarvoisen tärkeää. Henkilökohtainen tutustuminen auttaa molemminpuolisen luottamuksen rakentamisessa. Jatkossa ihmiset pitävät yhteyttä toisiinsa, eivät pelkät nimet ja tittelit.

2. Kickoff-palaverilla on asialista

Sen lisäksi että kickoffissa tutustutaan, sillä on oltava jämpti agenda. Palaverissa on hyvä käsitellä jollain tarkkuudella ainakin seuraavat asiat:

  • Projektin tarkoitus ja tavoitteet
  • Asiakkaan ja toimittajan yhteyshenkilöt ja roolit
  • Aikataulu (palaverit, checkpointit eri vaiheille, sisällönsyöttö, julkaisu)
  • Projektinhallintametodit ja -työkalut
  • Sisällön luominen ja syöttö
  • Vastuunjaot
  • Laskutus- ja raportointikäytännöt (mitä laskutetaan, millä perusteella ja milloin)

3. Jokaiselle tehtävälle löytyy vastuullinen, ja kaikki myös tietävät sen

Vastuut on määriteltävä selkeästi heti päivästä yksi. On asioita, jotka kuuluvat toimittajan vastuulle ja asioita, jotka kuuluvat asiakkaan vastuulle – mitään harmaata aluetta ei yksinkertaisesti ole. Jaettu vastuu ei ole vastuuta ollenkaan. Tässä simppeli esimerkki vastuiden jakautumisesta, mutta vastuut jaetaan yleensä toki tarkemmin henkilötasolle asti:

  • Toimittaja: käyttöliittymäsuunnittelu, tekninen toteutus, julkaisu ja ylläpito…
  • Asiakas: Sisältörakenteen suunnittelu, sisällön suunnittelu, toteutus ja syöttäminen, kuvien valinta…

4. Varaudu muutoksiin, koska niitä kuitenkin tulee

Selkeä ja avoin muutostenhallinta on projektipäällikön ydinosaamista. Tunnista muutokset ja kommunikoi ne ja sitäkin selkeämmin, jos muutoksilla on vaikutuksia hintaan. Joku tekijöistäsi voi sairastua tai vaihtaa työpaikkaa. Asiakkaalla on saattanut alkaa YT:t. Jokin vaatimusmäärittelyn oletuksista osoittautuu vääräksi. You name it. Näistä on viestittävä selkeästi ja avoimesti kaikille ja käsiteltävä niiden vaikutukset projektille.

5. Projektipäällikkö vastaa resurssienhallinnasta

Tämä liittyy tiiviisti edelliseen. Proikkarin on tiedettävä, kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee ja myös kommunikoitava nämä asiat vastuullisille ja koko projektiryhmälle. Proikkarin on otettava huomioon myös tekijöiden aikataulut suhteessa muihin projekteihin ja hallittava näihin liittyvät muutokset. Tapahtui mitä hyvänsä, avoin ja selkeä keskustelu on aina parempi kuin ongelmien lakaisu maton alle. Jos toimittajan vastuut, roolit ja käytännöt ovat hakusessa jo sisäisesti, kone sakkaa jossain vaiheessa takuuvarmasti.

6. Projektilla ja sen vaiheilla on oltava aikataulu

Hyvä aikataulu on realistinen ja sopii kaikille. Se on tarpeeksi tiukka mutta sellainen, ettei sitä joudu alusta saakka juoksemaan kiinni alati kiihtyvällä tahdilla. Aikataulussa on huomioitu kaikki checkpointit, kommenttikierrokset alku- loppuajankohtineen, hyväksynnät ja niiden merkitys, sisällönsyötön vaatima aika jne. Myös vaiheistus on suunniteltava: mitä tehdään ja missä vaiheessa ja kuka tekee ja missä vaiheessa. Aikataulu on kommunikoitava ja varsinkin muutokset siihen.

7. Projektipäällikkö on vastuussa aivan kaikesta

Se, että projekti valmistuu ja aikataulussa, on projektin johtajan vastuulla. Mikään ei ole asiakkaan syytä, jos asiakasta ei ole aktiivisesti muistutettu ja osallistettu tehtäviinsä. Proikkari on myös projektin henkinen johtaja ja tunnelman luoja. Hänellä on vastuu, että projektiryhmällä on hyvä fiilis riippumatta siitä, millaisia haasteita projektissa tulee vastaan.

Projektinjohtajan pitää olla aktiivinen, jottei asiakas pääse passivoitumaan ja vaikkei passivoituisikaan. Projektipäällikkö tarjoaa nopeat ja selkeät vastaukset asiakkaan kysymyksiin.

8. Myönnä mokasi ja pyydä anteeksi

Virheitä sattuu hyvillekin (parhaimmille tosin samoja virheitä ei ainakaan kovin montaa). Jos ja kun mokaat, käsittele asia heti, myönnä mokasi ja pyydä anteeksi. Vastuunpakoilu, selittely, syyttely ja ruma käytös – kummaltakaan osapuolelta – harvoin johtaa hedelmälliseen yhteistyöhön. Asiakas on aina oikeassa ja vaikkei olisikaan, ammattimainen projektinjohtaja pysyy asiallisena ja päästää höyryt vasta punttisalilla.

9. Projektipäällikön tärkein tehtävä on viestintä

Jokainen edellä käsitellyistä säännöistä on enemmän tai vähemmän myös viestintää, koska sitä johtaminen mitä suurimmassa määrin on. Siksi se ansaitsee ihan oman huomionsa. Hyvä viestintä on nopeaa, avointa ja selkeää. Projektinhallintavälineet auttavat asiaa, kunhan jokainen tietää, mitä käytetään, kuinka käytetään ja milloin käytetään. Eivät Slack tai Trello vielä autuaaksi tee vaan se, kuinka niitä käytetään.

Palaverit ovat tietenkin myös viestintää. Projektiryhmän tutustuttamista ja sitouttamista ei voi jättää yhden kickoffin varaan. Säännölliset palaverit (vähintään etänä) sitouttavat projektiryhmää ja varmistavat, että asioita tapahtuu: mitä on tehty viime viikolla ja mitä tehdään tulevalla viikolla. Samalla on kätevä käydä läpi mahdolliset muutokset, ongelmat ja muut päivänpolttavat.

10. Projektilla on loppu

Yhtä lailla kuin projektilla on oltava selkeä alku, sillä on oltava myös selkeä päätös. Kun projekti on valmis, pidetään päätöspalaveri ja nautitaan kakkukahvit. Se tarkoittaa projektin viimeistä checkpointia: versio 1.0 on nyt valmis ja siirtyy ylläpidon piiriin. Kaikki tuleva on jatkokehitystä.

Terveisin, Niklas

Kirjoittaja on Into-Digitalin projektipäällikkö, jonka tavoittaa sähköpostiosoitteesta niklas.mattsson@into-digital.fi ja puhelinnumerosta 0405646897.

Me intolaiset uskomme, että verkkopalveluiden tehtävä on edistää asiakkaamme liiketoimintaa. Kaikki muu on kermavaahtoa ja kirsikoita. Toteutamme verkkopalveluja palvelumuotoilun, luovuuden ja ohjelmistokehityksen keinoin. Siitä hyvästä meidät on palkittu esimerkiksi Cannes Lions- ja Grand One -kilpailuissa. Olemmeko Suomen parhaita? Todennäköisesti. Erittäin hyviä? Varmasti.