Verkkopalvelun ostajan oppaan viimeisessä luvussa katsastetaan työvaiheeseen, joka oikeastaan kulkee mukana koko projektin ajan: kommentointiin ja osallistamiseen. Me Into-Digitalilla uskomme, että oikeiden ihmisten osallistaminen ja avoin ja rehellinen kommunikaatio läpi projektin johtaa parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Miten projektin eri vaiheita kannattaa kommentoida? Keitä kaikkia verkkopalveluprojektiin olisi hyvä osallistaa mukaan?

Projektitiimi helvetistä

Asiakkaan projektitiimissä on 15 henkilöä, jotka kaikki edustavat suuren organisaation eri yksiköitä. Varsinaista projektipäällikköä ei ole, vaan vastuu on hajautettu. Jokainen yrittää ajaa oman yksikkönsä etua, kukaan ei näe metsää puilta. Todennäköisesti organisaation sisäisetkin linjaukset ovat auki eikä kukaan edes muista, miksi verkkosivuja lähdettiin uudistamaan. Lopulta ehkä johtoryhmästä jyrähdetään, että koettakaas nyt saada projekti valmiiksi.

Samaan aikaan toimittajan päässä projektipäällikkö huitelee tiellä tietämättömillä, kenties vastuuhenkilö on vaihtunut pariinkiin otteeseen. UX/UI-suunnittelija on kadonnut maisemista heti leiskojen esittelyn jälkeen. Pahimmassa tapauksessa devaaja-parka yrittää vastailla asiakkaan kysymyksiin ja lopuksi asiakkuusjohtaja tulee kertomaan, että nyt projektin budjetti on ylittynyt ja lisää rahaa olisi löytävä tiskiin pikimmiten.

Kuvaus on kuvitteellinen, mutta valitettavasti ei kovinkaan utopistinen.

The Dream Team

Millaisella porukalla sitten kannattaa lähteä verkkopalveluprojektiin? Vähempi parempi, sanoisin. Liian suuren projektiryhmän riskinä on säheltäminen, hankala päätöksenteko, risteävät intressit ja kontrollin puute. Liian pieni tiimi puolestaan voi olla pulassa työläämpien vaihden, kuten sisällöntuotannon, kanssa. Suuressa organisaatiossa pieni projektitiimi voi olla haaste myös siksi, että organisaatiokäppyrän eri osasten tarpeita on vaikea tunnistaa. 

Siispä taikasanat ovat: sisäinen projektipäällikkö ja oikea-aikainen osallistaminen. Noin 2–4 hengen ydinryhmä on useimmiten optimaalinen.

Tukea osallistamiseen tuo toimittajan tiimi, jolla olisi syytä olla homma paremmin hanskassa kuin yllä kuvatussa esimerkissä. Toimittajan projektipäällikkö varmistaa aikataulutuksella, että kommentoinnille on varattu aikaa, ja kommunikoi asiakkaalle selkeästi, että nyt niitä kommentteja kiitos. Rautalankojen ja leiskojen kommenttikierroksella on mukana UX/UI-suunnittelija ja demovaiheessa koodari, jotta projektia saadaan vietyä haluttuun suuntaan. Hyvä projektipäällikkö myös osaa vinkata jo projektin alussa, miten muu organisaatio kannattaa ottaa mukaan.

Keneltä kysytään ja mitä?

Ensimmäinen mahdollisuus (suuren tai pienen) organisaation osallistamiseen on ennen varsinaisen suunnittelutyön aloittamista. Tämä voi tapahtua osana verkkopalvelutoimittajan kanssa tehtävää määrittelyä (jonka tekemistä lämpimästi suosittelemme) tai sitten hyvänä taustatyönä organisaation sisäisesti. Tässä vaiheessa on helppo kartoittaa organisaation tarpeet ja lähteä kiteyttämään uuden verkkopalvelun syvintä olemusta. Kaikilla on myös tässä kohtaa mahdollisuus saada äänensä kuuluviin.

Ennen suunnittelua voidaan osallistaa oman organisaation lisäksi myös asiakkaita, joilta usein saadaan timanttista näkemystä tarpeista sekä mahdollisesti myös nykyisen verkkopalvelun kipukohdista. Asiakkaita voidaan haastatella, heille voidaan tehdä kysely tai jos jonkinlainen saittelo on jo olemassa, voidaan sinne asentaa kävijäkysely. 

Näitä tietoja kun vielä rikastetaan kävijädatalla, SEO- ja avainsana-analyyseilla sekä organisaation sisäisillä linjauksilla, päästään hyvään vauhtiin sivuston palvelumuotoilussa ja sisältöjen suunnittelussa. Työn tuloksena syntyy sivuston rautalankamalli. Jos kyseessä on yhtään toiminnallisempi verkkopalvelu, rautalangan kliksutteluun kannattaa osallistaa myös varsinaisen projektiryhmän ulkopuolisia henkilöitä, jollei jopa täysin ulkopuolisia ihmisiä (kuten perheenjäseniä). Tässä vaiheessa on vielä helppo viilata toiminnallisuuksia, kuten navigaatiota, hakua, filtteröintejä, listauksia, sekä tunnistaa sisällön esittämiseen liittyviä tarpeita.

Sitten projektin kivoin osuus ja piirretään leiskat. Tässä vaiheessa päästään kommentoimaan sivuston ulkonäköä, miten se vastaa organisaation brändiä ja toivottuja mielikuvia. Tämä on toki myös se vaihe, joka herättää eniten mielipiteitä, ja helposti päädytään juupas-eipäs-keskusteluun. Siksi osallistamista kannattaa harjoittaa maltilla, ja asiakkaan projektiryhmän tulee pystyä linjaamaan, mihin suuntaan jatketaan. UX/UI-suunnittelijan avustuksella toki.

Kun uusi verkkopalvelu on saatu demokuntoon, pääsee asiakas kommentoimaan myös itse toteutusta. Tässä vaiheessa kommentit liittyvät usein sisällönhallinnan ratkaisuihin ja pieniin viilauksiin, joten ydintiimillä on parhaat valmiudet kommentointiin. Viilauksia tehdään useimmiten sisällönsyötön rinnalla.

Kun sisältö on saatu kutakuinkin paikoilleen, voi kutsua kollegat ja ystävät ihastelemaan uutta verkkopalvelua. Tässä vaiheessa kommentteja kannattaa kerätä erityisesti sisällöstä: Toimiiko sivurakenne? Ovatko tekstit helposti luettavia? Entä istuvatko kuvat nätisti paikoillaan? Onko lorem ipsumeita unohtunut vielä jonnekin? Tuoreisiin silmiin osuu viimeisteltävät kohteet helpommin.

Kommentoinnin salat

Muutama yksinkertainen asia helpottaa kommentointia, tekee siitä tehokasta ja säästää monelta harmaalta hiukselta projektin lopussa.

Oikea-aikaisuus

Toimittajan projektipäällikön tehtävänä on viestiä asiakkaalle ne projektin vaiheet, joissa kommentteja kaivataan. Samalla myös proikkari tekee selväksi, mitä missäkin vaiheessa kannattaa kommentoida. Rautalangoissa ei kannata keskittyä place holder -sisältöjen ihmettelyyn, ja leiskoissa on jo melko työlästä lähteä muuttamaan esimerkiksi verkkokaupan filtteröinnin logiikkaa. 

Avoimuus

Kommentointi on se vaihe, jossa keskusteluyhteys kannattaa pitää avoimena. Toimittajalla on tieto parhaista käytännöistä, asiakkaalla taas omasta toimialueestaan. Rehellisellä ja avoimella keskustelulla päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.

Yhteinen linja

Monet verkkopalveluun liittyvät asiat herättävät tunteita (mikä on hyvä!). Se tosin tarkoittaa myös usein “mä tykkään/en tykkää tästä” -kommentointia. Joskus asiakkaan projektitiimi ajautuu mielipiteiden viidakkoon, jossa on hankala suunnistaa ilman yhteistä päämäärää. Työkaluja yhteisen linjan selkeyttämiseen ovat alkuun tehty projektisuunnitelma, brändin linjaukset, strategiat ja muut suunnitelmat, jotka lopulta auttavat palauttamaan ajatukset olennaiseen.

Päätöksenteko

Lopulta kommentointi on myös päätöksentekoa. Millä edetään, mitä vielä muokataan? Jouheva projektin eteneminen vaatii päätöksiä ja jämäkkyyttä. Joskus suunnitelmia pitää muokata jälkikäteen, yleensä onneksi ei, mutta vatvominen jumittaa projektin limboon, josta on vaikea päästä pois.

Tsemppiä verkkopalveluprojektiin!

Terkuin
Ida

Ida Andersson on Into-Digitalin ensimmäinen palvelu- ja sisältömuotoilija, ex-projektipäällikkö ja kanien ystävä.

Ida Andersson, Service & Content Designer

Työt