Julkisista kilpailutuksista on puhuttu vuosien saatossa melko paljon. Etenkin digiin, kuten verkkosivustoihin tai isompiin verkkopalveluihin liittyen. Haukun tässä kirjoituksessa julkisten kilpailutusten mädän murto-osan alimpaan helvettiin, käyttäen esimerkkinä Porin kaupungin käynnissä olevaa verkkosivukilpailutusta.

Julkisten toimijoiden isot verkkopalvelutarpeet ovat kiinnostavia niin sisällöllisesti, kuin toteutustenkin osalta. Koska esimerkiksi kaupunkien jättimäiset WordPress-verkkosivutarpeet osuvat omaan osaamiseemme, päätimme elokuussa 2021 lähteä julkisille markkinoille itsekin. Miksipä ei? Me osaamme tehdä näitä projekteja aivan valtavan hyvin.

Miten me voimme tehdä ison verkkopalvelun kunnalle jos meidän on pitänyt tehdä iso verkkopalvelu kunnalle ennen, kun olemme voineet tehdä verkkopalvelun kunnalle?

Case Pori

Vau – vain muutama päivä ’’Hilma-päätöksemme’’ jälkeen silmiini osuu hankintailmoitukset.fi-palvelussa Porin kaupunki. Jes – olenkin aina tykännyt Ässistä yli Lukon.

Valtava verkkopalvelukokonaisuus WordPressin päälle. Vaatimusmäärittely taattua lujaa laatua by North Patrol. Me emme ainoastaan osaa tehdä tätä hanketta, vaan osaamme myös kuvata mainiosti sen, miksi me olisimme erinomainen kumppani projektiin. Jos lopulta hävitään, niin hävitään. Ainakin opitaan.

Kaikki ihanasti, kunnes törmään referenssivaatimuksiin. Monesti julkisissa kilpailutuksissa ne ovat hassuja, mutta nyt mahdottoman hassuja. Meidän tarjoustyö tyssää vaatimukseen siitä, että toimittajan tulee olla toteuttanut vähintään 150 sivua sisältänyt WordPress-toteutus viimeisen kolmen vuoden aikana kunta-asiakkaalle. Miten me voimme tehdä ison verkkopalvelun kunnalle jos meidän on pitänyt tehdä iso verkkopalvelu kunnalle ennen, kun olemme voineet tehdä verkkopalvelun kunnalle?

Hankintalaki ja kelpoisuusvaatimukset

Soveltuvuusvaatimusten tulee olla hankintalain periaatteiden mukaisia ja mukaisesti oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen nähden. Soveltuvuusvaatimuksilla ei saa perusteettomasti rajata tarjouskilpailuun osallistujia. Hankintayksikön tulee myös kyetä perustelemaan asettamiensa vaatimusten tarpeellisuus.

Toimintaympäristö verkkopalvelualustan suunnittelussa, toteutuksessa ja ylläpito- ja kehityspalveluissa ei poikkea merkittävästi sen perusteella, mikä taho on tilaajana, joka tässä tapauksessa on kunta.

Eli: verkkopalveluista puhuttaessa sillä ei ole mitään merkitystä, onko toimittaja tehnyt ison verkkopalvelun suomalaiselle kunnalle, Turkin valtiolle tai pörssiyhtiö Wärtsilälle. Jos tällainen käsittämätön vaatimus kuitenkin löytyy kilpailutusdokumenteista, tulee tilaajan (Porin) kyetä se kriteeri perustelemaan.

Q&A -tarina

Hankintalain mukaan toimittajilla tulee olla mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä tarjousta koskien. Luonnollisesti allekirjoittanut hyödynsi tätä mahdollisuutta. Kysymykset ja vastaukset ovat kaikille julkisia, joten seuraavassa suoria lainauksia Porin kaupungin ja minun välisestä kysymys-vastaus -ketjusta:

Kysymys 1, 26.8.2021:

Referenssivaatimuslistauksesta löytyy vaatimus siitä, että kaikkien refenssien on oltava laajuudeltaan vähintään 150 sivua JA vähintään yhden referenssin on oltava tehty siten, että tilaajana on kunta. Toisin sanoen tämä tarkoittaa sitä, että kilpailutukseen ei voi osallistua, jos ei ole tehnyt kunnalle yli 150 sivua sisältävää WordPress-toteutusta. Pitääkö tämä paikkansa ja jos, niin löytyykö Asiakkaalta perusteita tälle vaatimukselle, sillä se sulkee pois kaikki toimittajaehdokkaat jotka eivät ole tehneet töitä kunnille? Kunta-vaatimus on myös siitä näkökulmasta erikoinen, ettei sillä ole hankkeen kompleksisuuden ja toimittajan toimituskyvykkyyden kannalta mitään vaikutusta.

Lisäksi 150:n sivun vaatimus kiinnostaa – WordPress-sivustojen laajuutta ja monipuolisuutta kun ei voi millään arvioida sivujen määrällä. Toteutuksen puolesta on merkityksetöntä, onko sivuja 5, 50, 500 vai 5000, kunhan navigointi sivuille on mahdollista ja mahdollisimman vaivatonta. Mihin tämä vaatimus siis perustuu?

Vastaus 1, 27.8.2021:

”Haemme yhteistyökumppania jolla on kokemusta kunta-toteutuksista ja kuntien kanssa työskentelystä. Sivumäärällä pyydetään referenssejä tietynsuuruisista verkkopalveluista.”

Koetteko, että Pori vastasi kysymykseeni perusteluista kuntakriteerille? Saaga jatkuu:

Kysymys 2:

”Jatkoa aikaisempaan referenssikysymykseen:

Soveltuvuusvaatimusten tulee hankintalain periaatteiden mukaisia ja mukaisesti oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen nähden. Soveltuvuusvaatimuksilla ei saa perusteettomasti rajata tarjouskilpailuun osallistujia. Hankintayksikön tulee myös kyetä perustelemaan asettamiensa vaatimusten tarpeellisuus. Toimintaympäristö verkkopalvelualustan suunnittelussa, toteutuksessa ja ylläpito- ja kehityspalveluissa ei poikkea merkittävästi sen perusteella, mikä taho on tilaajana, joka tässä tapauksessa on kunta.

Referenssivaatimukset rajaavat tässä tapauksessa kilpailua tarpeettomasti, sillä palvelujen tuottaminen ei eroa muihin toimintaympäristöihin siinä määrin, että vaatimus olisi perusteltu. Päinvastoin sillä tyypillisesti verkkopalveluiden osalta kompleksisia ratkaisuja tuotetaan nimenomaan yksityiselle sektorille, ja kuntareferenssivaatimus täyttynee myös WCAG-kriteerien edellyttämisellä.

Täten hankintalain nimissä pyydämme Porin kaupunkia joko tarkastamaan soveltuvuusvaatimuksia tai perustelemaan kattavasti ja uskottavasti nykyisen vaatimuksen liittyen kunta-alan pakollisiin referensseihin. 27.8.2021 kello 13:45 toimitettu perustelu ei valitettavasti riitä.

Vastaus 2:

”Meidän hankintanäkemyksen mukaan tämä projekti edellyttää aikaisempaa kokemusta kunta-toimijoiden kanssa, koska kyseessä on erittäin valtava kunnallinen sivustokokonaisuus. Täten olemme katsoneet sen tarpeelliseksi, että kun kilpailutukseen osallistujat listaavat heidän referenssejään, niin vähintään yhden referensseistä on oltava ratkaisu, jonka tilaajana on kunta. Alustavan markkinaselvityksemme mukaan useimmilla WP-toimijoilla on entuudestaan kokemusta kuntien kanssa työskentelystä, joten emme näe, että ehto olisi kohtuuton.”

Koetteko, että Pori vastasi kysymykseeni perusteluista kuntakriteerille? Lisäksi vastaus sisälsi kiinnostavan ’’tutkimustuloksen’’, johon tietysti tartuin seuraavassa kysymyksessäni:

Kysymys 3:

”Kiitos vastauksestanne! Jatkoa aikaisempiin referenssikysymyksiin:

Vastauksenne ei kuitenkaan valitettavasti edelleenkään perustele sitä, miksi kuntareferenssirajaus on tehty. Viittasitte edellisessä vastauksessanne kokoperusteeseen sanalla ”valtava”, mutta sillä ei ole mitään tekemistä kuntavaatimuksen kanssa. Kriteeri ei myöskään ole ainoastaan kunta, vaan 150 sivua sisältävä WordPress-referenssitoteutus kunnalle.

Koska WordPress-toteuttajia on Suomessa useita satoja (tai jopa tuhansia), ei mitenkään voi olla niin, että useimmilla näistä olisi ylipäätään kokemusta kuntien kanssa työskentelystä, saati 150 sivun WordPress-kuntatoteutuksesta. Täten väitteenne markkinaselvityksestä on melko erikoinen. Tästä selvityksestä olisi kiinnostavaa saada lisätietoa.

Esimerkiksi me olemme työskennelleet Suomen suurimpien pörssiyritysten (Kone, HKScan, Wärtsilä), Sitran, Työ- ja elinkeinoministeriön, Opetushallituksen, Valtionvarainministeriön ja satojen erilaisten yrityksien kanssa. On melko kohtuutonta ajatella, ettemme me (ja muut vastaavassa tilanteessa olevat toimittajat) olisi kykeneväisiä osallistumaan tarjouskilpailuun ja osoittamaan kyvykkyytensä verkkopalveluiden rakentamisen suhteen.

Kuten aikaisemmin totesimme: hankintalain mukaan soveltuvuusvaatimuksilla ei saa perusteettomasti rajata tarjouskilpailuun osallistujia. Hankintayksikön tulee myös kyetä perustelemaan asettamiensa vaatimusten tarpeellisuus. Valitettavasti Porin kaupunki ei edelleenkään ole kyenneet niin tekemään, joten vaadimme tarkennusta perusteluihin. Vastaukseksi ei riitä kolmatta kertaa se, että olette katsoneet sen tarpeelliseksi. Tästä lienee myös markkinaoikeus samaa mieltä.”

Vastaus 3:

Ei vastausta.

Yhteenveto:

Kilpailutus on edelleen käynnissä, ja tarjoukset tuli jättää lauantaihin 11.9. mennessä. Me emme jättäneet tarjousta, koska hankintalain mukaan Porin kaupungin pitäisi hylätä se, sillä emme täytä referenssikriteereitä.

Pori ilmeisesti ja valitettavasti uskoo ja toivoo, että he voivat jättää vastaamatta viimeiseen kysymykseeni. Kuntakysymyksen lisäksi minua kiinnostaa myös kovasti heidän markkinatutkimustuloksensa, jonka mukaan suurimmalla osalla WordPress-toteuttajista on kokemusta kuntien kanssa työskentelystä. On tietenkin selvää, että heidän on pakko vastata kysymykseeni. Tai niin kuvittelin.

Suomessa on valtava määrä hyviä ja todella hyviä verkkopalvelutoteuttajia. Tämänkaltaiset valintakriteerit eväävät esimerkiksi meiltä (20 työntekijää, hyvin kannattava yli 1,5m€:n liiketoiminta) mahdollisuuden osallistua kilpailutuksiin projekteista, jotka osaisimme varmasti toteuttaa aivan erinomaisesti. Se tuntuu epäreilulta.

Porin kaupungin toiminta verkkopalvelukilpailutuksessaan alleviivaa valitettavalla tavalla sitä, minkälaisella tyylillä satojen tuhansien eurojen julkisia kilpailutuksia viedään edelleen läpi. Uskon, että valtaosa kilpailutuksista ovat asianmukaisia, mutta tämän esimerkin kaltaiset mädät yksittäistapaukset tuppaavat horjuttamaan myös meidän uskoa ”järjestelmään”.

On tietysti ymmärrettävää, ettei Porin kaupungin kilpailutuksesta vastaava viestintätiimi ole porukka pesunkestäviä verkkopalveluammattilaisia. Laadukkaita konsulttitahoja (kuten North Patrol) löytyy Suomesta vino pino, joten: käyttäkää apua.

Kohti seuraavaa kilpailutusta!

Terkuin

Aapo

Aapo Mäki on Into-Digitalin toimitusjohtaja, intohimoinen myyjä, verkkopalvelusuunnittelun moniottelija ja FC Barcelona -fani.

Aapo Mäki, CEO

Työt